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Business process – che cosa è questo? Progettazione, la simulazione, l'ottimizzazione dei processi di business

I moderni metodi di gestione aziendale sono sempre più prendere in prestito tecniche e tecnologie straniere. E non perché è di moda, ma perché è conveniente ed efficiente. Uno di questi metodi si rompe tutti i lavori di routine su componenti elementari e poi descrive in dettaglio ciascuno ha ricevuto un processo di business. Ci vuole un sacco di tempo, ma dedotta schema permette di trovare e di debolezza e le responsabilità eccessivamente gonfio e compiti chiaramente. Una volta che la spesa di gestione del tempo può delegare alcune delle sue responsabilità verso il basso la scala, liberando te stesso tempo per la pianificazione strategica.


La vita secondo i piani

Un'altra cosa è che il personale delle aziende spesso non capiscono il significato di questa procedura e accoglie con favore la volontà del management di identificare i processi aziendali chiave. Tuttavia, sempre più dobbiamo capire la modellazione e la descrizione delle operazioni elementari di ogni unità, e anche i dipendenti. Ancora peggio, se lo stato della società ci sono dipendenti che stanno studiando i processi di business dell'azienda. Essi incessantemente di qualcosa chiedono, distratti e altrimenti interferisce con l'attuazione delle responsabilità funzionali diretti di tutto il personale. Cosa fare?

Partiamo da lontano. Ogni mattina, prima della maggior parte di noi un compito – per venire a lavorare. Per le sue soluzioni di successo hanno bisogno di tempo per svegliarsi, si riuniscono e si svolgono in alcuni dei trasporti (se si tratta di una vettura personale o un vagone della metropolitana). Successivamente, ogni componente può essere suddiviso in procedure più piccoli: al fine di svegliarsi in tempo, è possibile impostare un allarme, e si può chiedere a qualcuno di svegliarti, ecc Indipendentemente dal risultato metodo decisionale (risveglio tempestivo) viene raggiunto … Ma ascesa, le commissioni e il modo di lavorare diverse soluzioni metodologie e il risultato finale. In realtà, siamo giunti alla prima definizione.

Per quello che tutto ciò che serve

Quindi, il processo di business – una specifica sequenza di semplici azioni che trasformano le risorse in un prodotto finale utile. Nel nostro esempio di vita, ci sono tre diversi processi, ognuno dei quali richiede proprie informazioni di ingresso e dopo qualche manipolazione porta al risultato desiderato. Vai alla società. Indipendentemente dal tipo di attività in ciascuna società il lavoro è determinato dal rapporto professionale dei dipendenti: la trasmissione di informazioni, la definizione della necessità per il prodotto, analisi della produzione e delle risorse, ecc Ed è importante notare che tutto quanto sopra ha un valore solo se sono soddisfatte tre condizioni ..:

– Le informazioni fornite al dipendente interessato a lei;

– questo è fatto al momento giusto;

– la forma in cui le informazioni sono presentate, è abbastanza semplice e lineare.

Per riassumere quanto sopra, si può sostenere che il processo di business – è il flusso di informazioni, rispondere a tre domande: cosa, dove e quando. E 'per questo lavoro è stato eseguito regolare e continuo, è necessario determinare i suoi componenti. In questo caso ci sarà la duplicazione dei compiti, la mancanza di artista o downtime.

Quando un processo di business ben definito, ciascun dipendente cessa di essere indispensabile. Ricordate quante volte hanno dovuto attendere, quando ci sarà un ospedale (o tornare dalle vacanze) alcuni dei suoi colleghi; in vostra assenza al telefono proprio non smette di squillare, e tutti cercano di capire cosa e come si sta facendo. E se si risponde ad una richiesta di guida e ha fatto una descrizione abbastanza dettagliata dei processi di business, si può rallegrare e calma e relax, e, a volte solo per il pranzo …

Per quanto riguarda le definizioni formali della lingua, si sostengono che la descrizione dei processi di business, l'azienda mette questi obiettivi:

  • comprendere la struttura complessiva dell'organizzazione e determinare la dinamica del suo sviluppo;
  • individuare le sfide e le opportunità per superarli correnti;
  • stabilire chiare per tutti i partecipanti (sviluppatori, utenti, clienti, ecc …) Scopi e obiettivi del sistema;
  • formulare i requisiti per il software necessario.

Naturalmente, di per sé, descrizione dei processi di business è di alcun interesse. Ma qui è per reengineering – il compito primario. Solo attraverso la comprensione della struttura della relazione, e il modo in cui i flussi di informazioni, si può parlare di ripensare il carico semantico della sia l'impresa e le sue singole divisioni. Ma la riorganizzazione deve essere effettuata al fine di conseguire alcuni obiettivi: migliorare la qualità del servizio al cliente; riduzione dei costi; fornendo una maggiore libertà nelle decisioni interpreti (riduzione dei termini di esecuzione dei lavori) e così via. d.

semplice classificazione

Il più delle volte, la necessità di descrivere i processi di business di informazione appare in imprese con struttura funzionale-oriented. Il fatto che gli scopi e gli obiettivi diversi reparti possono essere in conflitto con l'altro. Ciò porterà non solo ad una riduzione della redditività della società, ma anche per la sua perdita di competitività.

L'approccio moderno alla gestione è sempre più un processo in natura. Tutto il lavoro è considerata come un insieme specifico di processi (ciascuno dei quali è costituito da una o più operazioni elementari). Per formalizzare e standardizzare l'approccio adottato per categorie tali processi (la classificazione avviene in rapporto al valore aggiunto del prodotto):

  • di base – quelli attraverso i quali la società riceve reddito: produzione, commercializzazione, approvvigionamento;
  • Controllo – quelli che stabiliscono gli obiettivi e gli obiettivi dei dipartimenti e interpreti specifici;
  • Supporto – quelli che forniscono le risorse di produzione, ma non aggiunge valore al prodotto finale: la preparazione e la selezione del personale, supporto finanziario, la tutela giuridica, ecc …

Oltre a quelli già citati indipendenza del fattore umano e l'adattamento semplificata di nuovi dipendenti, descrizione dei processi di business permette di gestire in modo efficace i costi di gestione della società.

proprietà

Ora è chiaro che la società di gestione non deve soltanto individuare i flussi informativi relativi, ma chiaramente descrivere tutte le attività. Dal momento che sappiamo già che il processo di business – fa parte del lavoro complessivo, passando da una persona all'altra (all'interno della vostra unità funzionale o no – non importa), per passare poi al fatto che tutto il mondo può essere unificato. Un'attività professionale – ancora di più.

Indipendentemente dalla portata di ogni processo aziendale può essere descritto con le stesse caratteristiche.

– Interfaccia – questo è l'inizio e la fine di una semplice operazione.

– Il proprietario – un dipendente di una società, che non solo ha le risorse necessarie per lavorare, ma prevede anche, analizza, gestisce il processo; e cosa più importante – è responsabile del risultato.

– Login – messaggio di informazioni ricevute in qualsiasi forma accettata in azienda, che determina la necessità di informazione e che segna l'inizio del processo.

– Uscita – informazioni o materializzato parte del prodotto che si consuma esterno al cliente artista.

– artista – il personale della società, impegnata nello stesso processo.

– Risorse – materiale o delle informazioni di attività che non cambia durante il funzionamento (e serve solo a trasformare le informazioni in ingresso nel prodotto finale).

– Controllo di qualità – indicatori interni (fatta dalla Società di Gestione), l'industria o per determinare l'efficacia del lavoro.

selezione obbligatoria dei processi elementari

Naturalmente, non ogni azienda deve essere descrizione dei processi di business. Tuttavia, ci sono un certo numero di casi che non fanno senza quel noioso. Quali sono le principali:

  • Attività dell'impresa è automatizzato. In questo caso, il diagramma dei processi di business si traduce le esigenze dei clienti in un linguaggio semplice programmatore.
  • Miglioramento delle attività della società. Non solo l'ammodernamento delle attrezzature e tecnologie per contribuire a migliorare il prodotto finale; ottimizzazione dei processi aziendali fornisce l'opportunità di identificare i punti di forza e di debolezza del lavoro e prendere soluzioni di controllo appropriate.
  • organizzazione di certificazione per gli standard internazionali (ISO). Creata la stessa per tutti i dipendenti del sistema di controllo di qualità.

Come presentare una descrizione del cliente

Modellazione dei processi di business richiede una descrizione di ogni elemento. Come fare in modo indolore per l'organizzazione? Tre metodi principali adottati nella pratica mondo: il testo, grafici e tabellari.

descrizione coinvolge tutti i progressi in una sequenza semplice e comprensibile. La forma e il contenuto possono essere sia gratuito (se non si è ancora sviluppato gli standard internazionali o di settore) e regolata documenti. Per esempio: reparto vendite trasmette documentazione contabile per il periodo nel dipartimento di pianificazione; dipendenti del dipartimento di pianificazione per condurre un lavoro di analisi per determinare la distribuzione e la dinamica della necessità di apportare modifiche in produzione; il risultato del dipartimento di pianificazione viene trasmesso al reparto marketing, in cui l'analisi delle cause della crescita (caduta) Vendite e m. d.

Grafica diagramma di processo struttura permette di visualizzare i risultati del lavoro analitico. Non c'è bisogno di ricordare che la percezione visiva delle informazioni nel modo più efficace. Pertanto, tutti i tipi di grafici e diagrammi permettono di comprendere rapidamente ciò che sta accadendo e trovare la giusta soluzione.

Nei casi in cui il compito principale delle attività di riforma – l'ottimizzazione dei processi di business, è necessario utilizzare una forma tabellare per descriverli. Con esso più facile da capire la sequenza di passi e direzione del flusso di informazioni. La targhetta contiene non solo una descrizione della funzione di unità regolari, ma anche grafici di documenti in entrata e in uscita, il titolo (può essere specificato come un complesso unitario, e singolo dipendente) e così via. D.

Come descrivere il processo di business

Non è sufficiente per effettuare l'analisi dei processi di business. La cosa più importante in questo caso è corretto, ma allo stesso tempo e la facilità di descrizione. Per cominciare ad articolare il nome di un unico processo. Ciò contribuirà a comprendere le caratteristiche, le prestazioni e la logica della catena complessiva delle attività produttive.

Poi si dovrebbe specificare quali dati di input richiesti per la corretta esecuzione del compito, così come la lista la fornitura di risorse. La sequenza registrata di semplici operazioni, di cui il processo non perdere e non dimenticare nulla.

Modellazione dei processi di business non può fare a meno del titolare del trattamento e il monitoraggio del proprio sistema di attuazione. A tal fine, si precisa nella descrizione delle condizioni standard di prestazioni di lavoro ed elencare i documenti che vengono inviati al seguente link. Se si semplificare la descrizione dovrebbe presentarsi così: "… dopo l'analisi delle vendite per il periodo il dipartimento di pianificazione dipendente riempie la forma stabilita (tabella), che trasmette al reparto marketing …"

Uno schema semplificato della descrizione dei processi produttivi

Nel compilare le descrizioni più spesso i dipendenti si trovano ad affrontare il fatto che non sanno come comunicare verbalmente i contenuti del loro lavoro. Per sistema di processi di business è stato chiaro e strutturato, è possibile creare un promemoria. Essa riflette le domande che hanno bisogno di dare una risposta chiara e dettagliata, per quanto possibile. Quindi, quali sono le domande?

  • Cosa? Esso descrive che specificamente realizzati in questa operazione.
  • Perché? Trasmette bersaglio operazione.
  • Quando? Determina che avvia l'esecuzione.
  • Chi? Si riferisce agli artisti specifici.
  • Come? Esso elenca le risorse necessarie.

Business Development Process suggerisce che è possibile utilizzare tutti i modi per descrivere. Così, si ottiene lo schema più dettagliato del lavoro. Grafica realizzazione rivelerà il rapporto delle unità funzionali, e una tabella di testo, e invia il contenuto di ogni operazione. Purtroppo, l'automazione dei processi di business non è possibile senza questo lavoro preliminare in termini di tempo.

Come raccogliere informazioni

In pratica è noto molti modi di come ottenere le informazioni necessarie. Per prima cosa dobbiamo analizzare i documenti normativi che regolano i dipendenti della società. Poi dovrebbe condurre interviste personali con ciascun autore diretta al fine di descrivere il contenuto del suo lavoro. Inoltre, per perfezionare e chiarire questioni controverse, consulenti, gli analisti devono utilizzare monitorare l'attuazione dei processi di business.

Se un approccio globale per risolvere il problema, l'automazione dei processi di business non sembra esercizio in modo noioso e inutile.

gruppo di lavoro

E tuttavia, se il compito principale della società – l'automazione dei processi di business e attrarre consulenza esterna di gestione aziendale non intende, solleva necessariamente la domanda: "Da dove cominciare?" Il primo passo è un gruppo di lavoro di dipendenti della società. E 'auspicabile che i membri del gruppo di lavoro hanno eccellenti capacità analitiche e la capacità di ascoltare. Infatti, come già notato, la maggior parte del lavoro è quello di condurre colloqui personali con i processi aziendali esecutori.

Successivamente, è necessario effettuare un vero e proprio quadro del funzionamento del sistema. Per quanto riguarda la modernizzazione del lavoro dell'impresa e portare profitto a parlare di perfetta ristrutturazione è probabile che si verifichi. Pertanto è necessario per riparare il sistema e la direzione del flusso dati all'inizio della ottimizzazione.

Ciò che è nella descrizione

Per evitare confusione e ambiguità nella descrizione dei processi aziendali, gli esperti consigliano l'uso di mappe di processo. Questo standardizzati documenti che consentono di unificare tutte le azioni a prescindere dalla sfera di influenza dell'artista e la complessità delle operazioni descritte.

Qualsiasi descrizione può essere suddiviso nelle seguenti componenti:

  • processo forma unificata (solitamente una tabella);
  • mappa dei processi di business (può essere presentata in qualsiasi forma – descrizione del testo, un grafico o una tabella);
  • percorsi (flussi in entrata e in uscita di informazioni, risorse e finanza);
  • matrici dei vari processi aziendali (interazione Tabella tra diversi processi che consente di assegnare flussi e operazioni primari e secondari);
  • diagramma di flusso (diagramma di flusso di un processo aziendale);
  • descrizione testuale dettagliata;
  • documentare (creazione di documenti confermano l'esecuzione del processo);
  • identificare indicatori di un processo aziendale (rendimento della ricerca e indicatori, che può essere controllato non solo progressi, ma anche la qualità);
  • regolamenti (in altre parole, la descrizione del lavoro).

indicatori

Come è stato più volte sottolineato, ogni processo deve essere qualcosa di misurabile. E 'necessario prima di tutto valutare l'efficienza di tutta l'azienda. Il più delle volte, gli esperti raccomandano di verificare i processi di business in quattro fattori: tempi, costi, qualità e quantità.

Ma i modelli dei processi di business sono dinamici e vario. Quindi spesso non è sufficiente per valutare solo la velocità di esecuzione del lavoro; si deve prendere in considerazione le condizioni di lavoro, e l'infrastruttura aziendale. Inoltre, quasi tutta l'industria non può esistere senza fornitori, finanza, logistica e partner. Questo è anche indicatori misurabili.

E, naturalmente, non dobbiamo dimenticare i media e il fattore umano. Maggiore è il livello di formazione, meno tempo ci vorrà per rivedere le istruzioni e l'inserimento delle informazioni.

Al centro della maggior parte dei principi di analisi strutturale e progettazione (SADT – Structured Analisi e Progettazione Tecnica) metodologia di modellazione è ora prevista, così come alcune lingue algoritmiche. Si può parlare dell'esistenza di diversi modelli di base di analisi dei processi di business:

– Business Process Modeling – di fatto, la modellazione – rivela l'aspetto funzionale dell'esistenza dell'azienda.

– Flusso di lavoro di modellazione – descrive i flussi di lavoro ed è simile a disegnare diagrammi di flusso.

– Data Flow Modeling – a differenza del precedente, descrive un flusso di dati (informazioni); È stato progettato per produrre una sequenza di operazioni.

ciclo di Shewhart, Deming

I principali processi di business (1C permette di separarli dalla lista generale) si raccomanda di descrivere in un documento separato chiamato "Regole di lavoro di produzione." Tutto ciò che è meno significativa in natura o costituiti da un numero ridotto di operazioni semplici, solitamente descritti nelle descrizioni di lavoro.

Nel redigere le regole devono tener conto delle condizioni del ciclo di miglioramento continuo della società (modello Shewhart-Deming). Le sue disposizioni sostengono che l'ottimizzazione ed il miglioramento – un processo senza fine. Cioè costituito da tali decisioni amministrative hanno ora la gestione di un circolo vizioso: la pianificazione, esecuzione, controllo, regolazione.

Nella redazione del regolamento dovrebbe tener conto dei principi che garantiscono la conformità del modello Shewhart-Deming:

  1. Il calcolo degli obiettivi per il prossimo periodo.
  2. L'analisi della dinamica delle deviazioni e la documentazione delle presunte cause.
  3. Determinazione delle operazioni correttive e analizzare la loro efficacia.

Sviluppo del modello dovrebbe essere in conformità con le regole di business. Come generalmente accettato le regole a favore della base normativo-giuridico dello Stato in cui l'azienda opera. Il secondo modello è la base della politica aziendale della società.

L'implementazione di un sistema di gestione della qualità, è necessario prendersi cura dello sviluppo e l'armonizzazione dei processi di business. Come osservato in precedenza in questo articolo – non è sempre il personale della società comprende l'importanza della modernizzazione iniziata. Portare a ciascun dipendente l'importanza di creare un modello efficace dei processi di business – il compito della dirigenza.

Per esso è ben consolidata e sistema ben progettato non solo semplificherà ottenendo ora conformi agli standard internazionali di qualità ISO 9001: 2008, ma anche migliorare in modo significativo l'efficienza di ogni dipendente.

Entrambi questi fattori portano l'azienda ad aumentare la competitività del mercato, che, a sua volta, ha un effetto benefico sia per gli investitori e clienti.