La gamma di casi. L'ordine di formazione
Tutti i documenti dopo la loro esecuzione devono essere raggruppati nel caso. Il termine "business" in conformità GOST 51.141-98 è da intendersi un unico documento o una serie di documenti, che si riferiscono ad una particolare direzione dell'organizzazione e inseriti in una cartella in plico a parte. Per la formazione corretta, lo stoccaggio e la registrazione dei casi in ogni organizzazione deve ogni anno (tenendo conto dei cambiamenti dell'ambiente esterno e interno) dei componenti gli affari nomenclatura, che è essenziale per una rapida ricerca dei documenti.
Quando formando gli affari di qualsiasi unità deve essere guidata dai requisiti del sistema stato unificato di archiviazione dei documenti. Le disposizioni principali sono illustrate in GOST 51.141-98, i principali documenti del Dipartimento archivi del governo russo, le linee guida archivio corpi, liste di materiali documentari. E 'imperativo di rispettare i termini di conservazione dei documenti e dei file. Se un'organizzazione con una struttura complessa e molte funzioni in ogni reparto e in tutta l'organizzazione applicare i principi uniformi di documenti organizzazione, formazione e casi di indicizzazione. Pertanto il personale Direzione Affari nomenclatura, un servizio di qualità, qualsiasi altra unità strutturale o l'organizzazione devono essere formate tenendo conto dei requisiti dei documenti normativi.
Al primo passo è quello di individuare i problemi e le categorie di documenti, che devono includere i casi Nomenclatura Unità o organizzazione. Dovremmo procedere dalla necessità di coprire l'intera quantità di documentazione come creare e ricevere. Quando vedi le nuove questioni non contemplate dalla nomenclatura, è necessario fare aggiunte. nomenclatura affari Forma dovrebbe consentire tempestivo aggiornamento di esso. Pertanto, quando gli affari indicizzazione dovrebbero prevedere la possibilità di nuovi indici ed escludere sostituire indici precedentemente assegnati già formate casi. Passando in sospeso riportati al successivo intervallo di anni dalla conservazione del numero originale.
Titolo di ogni caso deve essere chiaro e pienamente rivelata la composizione del caso e il contenuto dei documenti che vengono inseriti in questa cartella. Su una cartella deve essere specificato l'indice e la shelf life del caso. Il consolidamento dei casi è effettuata sulla base del valore nominale, ad esempio, gli ordini, i protocolli, le istruzioni e così via. Casi possono essere configurati in dettaglio, per esempio, la corrispondenza con una certa giornalista, la corrispondenza per la fornitura di materie prime, la corrispondenza con i reporter, accoppiato su base territoriale, e così via.
Quando i documenti di raggruppamento dovrebbero prestare attenzione ai termini del loro stoccaggio. Non può essere combinati in un unico documento di casi di stoccaggio temporaneo e permanente o periodi di conservazione diversi. Non è consentito inserire nel progetto di accordo, i documenti irrilevanti o opzioni copie moltiplicati. Nella formazione delle cose deve essere controllato in presenza di tutte le firme dei documenti e la clearance adeguata.
Affari di indicizzazione e l'ordine di priorità dovrebbero essere in ordine di importanza. La prima delinea i documenti più importanti (ordini, regolamenti o altri documenti amministrativi). La nomenclatura degli affari dovrebbe contenere gli indici e le intestazioni degli affari, i termini e le condizioni di conservazione, l'ordine di evacuazione. La gamma di casi approvati dal l'ordine stabilito per l'organizzazione e concordati con il responsabile dell'Archivio di Stato della regione. Alla fine dell'anno, nella nomenclatura emesso record di finale che mostra il numero di casi che sono stati aperti durante l'anno in ciascuna categoria. Archiviazione casi di archiviazione permanente o lo smaltimento dei casi di stoccaggio temporaneo (alla scadenza) è condotta secondo la stabilita dalla Istruzione sulla ufficio-lavoro del diritto dell'organizzazione.
