Come scrivere una lettera di copertura per i documenti?

Quando il servizio – in particolare a distanza – imprenditore di solito invia una serie di documenti. Questo può essere atti di ricezione e trasmissione, slittamenti di imballaggio, fatture, fatture correttive, offerta. Nel caso in cui una controparte o nuovi titoli particolarmente grande, è auspicabile per inviare una lettera di presentazione ai documenti. Come farlo, e che punto?

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Molto spesso nel flusso di lavoro coinvolti fatture o contratti, e vari ulteriori accordi a loro. In questo caso, solo bisogno di descrivere in dettaglio ciò che è nel pacchetto, come urgente la carta deve essere inviato al mittente che il destinatario ha a che fare con loro, e così via. D. Il ruolo di un tale istruzione ed esegue una lettera di accompagnamento ai documenti. In esso, per esempio, è possibile specificare che una copia del contratto con i sigilli e le firme delle persone autorizzate deve essere inviato al mittente. Se il prodotto è collegato alla fattura, si deve sottolineare che dovrebbe essere pagato entro un certo periodo. Le lettere di copertura di solito si indicano l'elenco dei documenti con un elenco di applicazioni e destinazioni. La lista deve essere numerata, che al momento della ricezione possono essere immediatamente controllato per completezza. Succede anche che la lettera di accompagnamento ai documenti indica che essi contengono, ad esempio, modificare il contratto per la produzione e separare il trasferimento dei diritti d'autore, ma in realtà il mittente si dimentica di collegare questi titoli. Questo è il motivo per la preparazione necessaria per riconciliare e immediatamente segnalare l'errore alla controparte.

Come formulare una lettera di copertura per i documenti?

Molto spesso utilizzato per questo scopo un modello speciale. Lettera di copertura del campione ai documenti si possono trovare direttamente in Word, OpenOffice o qualsiasi a tua scelta. Dovrà solo inserire i dati, specificare il destinatario e il mittente – e l'invio di pronto. La lettera di accompagnamento ai documenti senza problemi, è possibile creare il proprio. buona forma Considerato per ringraziarvi per la vostra collaborazione nel primo paragrafo. In secondo luogo, è possibile specificare che la "X Organizzazione Y dirige l'azienda i seguenti documenti" (seguita dalla lista), e "chiesto di firmare e inviare all'indirizzo", "essere trattati in modo confidenziale", "corretto, se necessario" … Tutto dipende dalla situazione specifica . Ma business etiquette coinvolge regole chiare e trasparenti del gioco. Il tuo imprenditore non dovrebbe avere a chiedersi cosa fare con la produzione di carta, se contengono la versione finale o le opzioni per la discussione. Tutto dovrebbe essere in bianco e nero.

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Una lettera di copertura è di solito i primi documenti Esso cattura l'occhio alla controparte. Non dovrebbe essere lungo e lungo. Basti per puntare a una singola pagina che fa parte di un insieme di documenti che il mittente chiedendo loro di fare e per quanto tempo, così come l'indirizzo completo del mittente. Si consiglia di fare in modo che il destinatario corretto è stato chiamato, per non parlare del fatto che un errore in una materia così delicata, come il rapporto d'affari, può essere molto costoso. E 'inaccettabile per inviare una lettera di copertura per una controparte ai documenti destinati per un altro. È auspicabile disegnarlo sulla carta intestata, firmato e sigillato, mentre il secondo requisito è facoltativo. Non vale la pena di controparte, come la lettura di un lungo messaggio in caratteri piccoli. Pertanto, una lettera di copertura deve essere scritta nel modo più conciso, leggibile e preciso.