Contabilità per licenze: Come impostare l'ordine nel software

Questo articolo è dedicato alla contabilizzazione delle licenze software in organizzazioni di diversa scala. Poiché non importa quanti computer sono nel vostro ufficio o nell'impresa – 5 o 5000 – nel lavoro dell'organizzazione il software non ha alcun ruolo meno importante dell'hardware e richiede la stessa attenzione da parte della gestione.

Inoltre, c'è anche il noto articolo 146 del codice penale, che punisce gli utenti di software senza licenza o hacked. Non sollevare l'argomento di chi è responsabile del suo utilizzo nell'impresa: il capo, il capo del dipartimento IT o l'utente finale. Ma per controllare il software utilizzato in azienda, è ancora necessario per l'amministratore di sistema. E questo include la costante registrazione e monitoraggio del software installato dall'utente, la contabilità delle licenze di software già installato, aggiornamenti tempestivi, ecc. È possibile, naturalmente, impedire agli utenti di installare il software sul proprio computer, ma ricordatevi di aver seguito spesso restrizioni straniere? Sì, e ancora non riesco a tenere traccia di poche decine di utenti, per non parlare delle migliaia.

Quindi, come si fa a mettere ordine nel software della vostra azienda, assicurarsi che le licenze del software che utilizzi siano mantenute costantemente e mantenendola installata in un framework rigido?

Primo: Devi effettuare un inventario di tutto il software installato nell'intera organizzazione (non parlerò di come farlo in modo più efficace, questa è una conversazione separata non in una sola pagina). Come risultato di questa procedura, è necessario disporre di una tabella riepilogativa di tutti i programmi installati su ciascun computer: quali, dove e quando è stata installata, è auspicabile sapere chi (se il computer utilizza per esempio più persone). Nello stesso tavolo, dovrebbe essere presente una colonna separata dedicata alla contabilizzazione delle licenze di tutti i software disponibili nell'organizzazione. Per il software che disponga di licenze appropriate, dovresti sempre avere a portata di mano i documenti, i certificati, i contratti di licenza, le caselle, i controlli, ecc.

Secondo: cosa fare con il software commerciale che non ha una licenza? La politica di contabilità della licenza richiede la rimozione di qualsiasi software, se non è necessario che il dipendente svolga i compiti assegnati. Beh, se il software è necessario, il problema del suo acquisto dovrebbe essere deciso dal gestore e il più presto possibile, qui il ritardo è inaccettabile.

Ma non pensare che dopo l'inventario del software e la "pulizia" della rete aziendale da software non autorizzati, la contabilità delle licenze è completata e si può rilassare. Gli utenti sono come i bambini che sinceramente credono che l'insegnante non veda tutto ciò che accade dietro le ultime scrivanie. Posso dire con assoluta certezza che, dopo aver fallito i superiori e lo sysadmin e seduto in silenzio per un paio di giorni, per un massimo di settimane, esclusivamente al lavoro, gli utenti cominceranno a rilassarsi e, pensando che la tempesta sia passata e tutto è tornato alla normalità, continuerà nello stesso spirito. ie Ancora una volta avviare il download da Internet o portare da casa su software rimovibile dubbiosi. La contabilità continua delle licenze e del software dovrebbe ostacolare tutto questo. Conoscendo la violazione, è possibile rimuoverlo. Quindi è così importante essere sempre consapevoli.

Qui siamo giunti alla domanda principale: perché abbiamo bisogno di contabilità costante di licenze e software in generale? Rispondo:

1. La contabilità delle licenze aiuta a mantenere la purezza del software aziendale. Per che cosa? Mi riferisco all'articolo 146 del codice penale della Federazione russa per violazione del diritto d'autore e dei diritti connessi.

2. La contabilità di licenze e software consente di risparmiare sull'acquisto di nuovi software. Penso che tu abbia ripetutamente affrontato il fatto che tu abbia acquistato qualcosa che già esiste, ma era in qualche posto giacevano, perduti, non catturati in tempo sugli occhi, ecc.

3. Le licenze di contabilità consentono di mantenere aggiornato tutto il software in conformità ai requisiti del flusso di lavoro e, in modo tempestivo, rinnovare i contratti di licenza.

4. La contabilità delle licenze consente di pianificare i costi futuri del software.

Le ragioni per la necessità di registrare le licenze possono essere elencate indefinitamente. Ci concentreremo solo su quattro punti, dovrebbero essere sufficienti per capire come la costante registrazione delle licenze può rendere la vita più facile per l'amministratore del sistema e il supervisore e forse per sbarazzarsi di problemi.