La lettera gestione (campione)

La lettera gestione – un documento che è parte integrante della comunicazione d'impresa. Il più delle volte si è trasmesso da posta e serve lo scambio di informazioni in un modo speciale.

concetti di base

Corrispondenza commerciale è necessario per affrontare varie questioni economiche o di produzione. Con le sue attività di aiuto e le organizzazioni di comunicare con l'ambiente esterno: partner, clienti o agenzie governative. Di solito utilizzato per questa lettera di suggerimenti.

E 'generalmente indicato come un documento scritto, che può essere:

• risposta ai messaggi ricevuti in precedenza o richieste;
• carta accompagnamento guidato inviato insieme con altri strumenti o materiali;
• lettera iniziativa nel caso in cui l'altra modalità di comunicazione non è possibile.

Ciascuna di queste opzioni ha le proprie caratteristiche. Tuttavia, ci sono delle regole comuni, secondo il quale di solito è fatto alcuna lettera ufficiale. Questo è comprensibile, perché è una corrispondenza commerciale, per esempio, inizia spesso la conclusione della maggior parte delle operazioni. Un documento ben formato può creare nella destinazione una buona impressione sulle future potenziali partner.

Tipi di lettere commerciali

A seconda delle informazioni che contiene la lettera ufficiale, può essere:

1. Coprendo. Nel caso che contiene il messaggio che per lui v'è una suite di applicazioni.
2. Affermazioni. Cioè, si esprime insoddisfazione per una particolare situazione (pretesa).
3. Guidance. alcune indicazioni sono riportate nel testo.
4. Garanzia. Il mittente conferma l'adempimento di obblighi futuri enunciati nel documento.
5. Informazioni. La lettera contiene informazioni che possono essere di interesse per il destinatario.
6. Pubblicità. Le informazioni sono fornite per attrarre alla cooperazione.
7. Lettera di notifica. Per informazioni su eventi pubblici.
8. Lettera di conferma. Essa rileva il fatto di ottenere questi o altri documenti o materiali.
9. Lettera di richiesta. Il testo contiene un appello alla incentivazione del destinatario per azione.
10. Lettera del messaggio. Esso fornisce le informazioni specifiche del mittente di interesse reciproco per le parti.

Lo scopo di questi documenti è il collegamento tra le organizzazioni o reparti.

Compilazione di lettera di reclamo

In materia di cooperazione a volte ci sono situazioni in cui una delle parti, per qualsiasi motivo, non adempia ai suoi obblighi. In questo caso, il primo partner invia una lettera al suo omologo. In esso, ha di solito presenta le sue proposte per l'eliminazione delle violazioni dei suoi diritti legali. Questa è la lettera ufficiale. Un campione di tale documento, è possibile creare in modo arbitrario. In questo caso, devono essere considerati i seguenti punti:

1. Lo stile di scrittura dovrebbe essere l'attività ufficiale con l'installazione del partenariato.
2. L'essenza del credito è espresso molto chiaramente.
3. Nel corso della presentazione delle informazioni necessarie per operare in modo convincente i fatti concreti.

Nella lettera di reclamo deve contenere:

• i dettagli del mittente (nome, indirizzo di ritorno e numeri di telefono);
• informazioni complete sulla destinazione;
• descrizione delle circostanze in cui vi era una situazione di conflitto;
• un riferimento alle norme di legge, che a sua volta ha rotto la controparte;
• requisiti specifici per eliminare la violazione, indicando la tempistica della loro attuazione;
• conseguenze che possono verificarsi se l'opponente partono loro esecuzione.

Particolare attenzione dovrebbe essere prestata al modo in cui il servizio è costituito da lettera. Il campione deve essere sviluppato in modo che l'autore del reato non percepiva come una minaccia. Va ricordato che questo è solo un promemoria chiedendo il rispetto della legge.

regole di progettazione

Particolare attenzione deve essere prestata al design delle lettere di gestione. Tuttavia, la legge non prevede che le norme severe e regolamenti.

Nonostante questo, i seguenti punti dovrebbero essere considerati obbligatori per la preparazione di tali documenti:

1. Ogni lettera ufficiale dovrebbe essere scritto sul modulo. È stato sviluppato da esperti in anticipo sul ufficio e approvato da un ordine del direttore.

2. Il documento deve contenere alcuni dettagli:

2.1. Informazioni sul destinatario e il mittente.

2.2. Numero di riferimento e la data della presente lettera. E 'necessario per la registrazione.

2.3. Creare un collegamento a informazioni simili della lettera-richiesta, se il documento è una risposta ad essa.

2.4. Titolo.

2.5. Informazioni circa la presenza di tutte le applicazioni con i loro nomi e numeri.

2.6. Informazioni sulla persona che firma il documento (posizione e nome).

3. In una lettera da leggere in una sola domanda. Avere più complicare la scelta dell'artista.

4. L'informazione deve essere esposto molto brevemente, ma è chiaro. È auspicabile che il testo non più di due pagine prende.

5. Il diritto di specificare i dettagli del beneficiario. Se stiamo parlando di organizzazione, è necessario rispettare la seguente sequenza:

5.1. Nome della società (nel caso nominativo).

5.2. L'unità strutturale (se necessario).

5.3. Destinazione Posizione (nel dativo).

5.4. Le sue iniziali.

5.5. L'indirizzo postale della società.

6. Se più destinatari, è necessario specificare il principale, e poi tutti gli altri.

Tenendo conto di tutti questi fattori, la progettazione di lettere di gestione, in linea di principio, non essere difficile.

L'ordine di presentazione

Per il documento è stato compilato correttamente, è necessario tenere in considerazione l'ordine specifico di presentazione delle informazioni in esso. Per esempio, siamo in grado di prendere in considerazione la possibilità di come scrivere una lettera ufficiale di risposta. In primo luogo abbiamo bisogno di ricordare che, secondo le regole del galateo, è necessario rispondere alle informazioni pochi giorni dal suo ricevimento. Se stiamo parlando del messaggio di posta elettronica, il tempo ottimale non è più di due ore. Nel caso in cui aderisce a tali regole non è possibile, è meglio inviare un messaggio al partner.

La lettera stessa, infatti, sarà composto da due parti:

1. Introduzione. Il mittente imposta il tema, la causa e fondamento della sua scrittura. È possibile fare riferimento alle norme, che per legge sono la base per fornire una risposta. Inoltre, si dovrebbe prestare attenzione ad alcuni punti riguardanti questa situazione. Essi contribuiranno a rivelare l'essenza della questione.
2. Riepilogo. Questa parte si propone di spiegare e convincente. Il testo deve essere conciso, chiaro e conciso, e indicare i fatti – provata e oggettiva. Se necessario, possono essere confermati da dati reali.

Dopo una tale testo è di solito seguita da un elenco di applicazioni. Finisce un documento firmato dal mittente. Inoltre, è necessario sapere come scrivere una lettera ufficiale, al fine di non recare offesa alla persona. In primo luogo, il riferimento ad essa è auspicabile iniziare con la frase "Caro." In secondo luogo, è possibile utilizzare le frasi di testo participio verbale come "dopo aver considerato con attenzione la vostra proposta", o "per testare a fondo i tuoi commenti." Tale adesione al galateo beneficeranno solo entrambe le parti.

procedura azione

Redazione lettere ufficiali è responsabilità degli impiegati, segretari o altri dipendenti che sono assegnati questi doveri. Essere accettati per il lavoro che devono rispettare nella loro sequenza azioni. Il processo di tale documento passa generalmente attraverso le seguenti fasi:

1. Un attento esame delle circostanze della questione. È necessario controllare completamente la situazione al fine di valutare le possibili soluzioni.
2. Stesura del progetto di lettera. È necessario tener conto di tutti i requisiti di cui sopra.
3. Armonizzazione del testo preparato. A volte è necessario modificare alla luce delle osservazioni della testa. Lui può fare alcune precisazioni o chiarimenti in materia.
4. Approvazione del suo supervisore.
5. La finalizzazione e firma del documento.
6. lettere di registrazione.
7. L'invio di posta elettronica al destinatario.

Solo dopo aver attraversato tutte queste fasi, la lettera ha raggiunto il destinatario, sarà in grado di compiere la sua missione.

regole imperative

Per inserire una lettera ufficiale, è necessario tenere a mente che la prima pagina del necessariamente stampato su un apposito modulo. Per il resto, è possibile utilizzare i fogli regolarmente pulite della A4. Qui si deve ricordare che il campo di testo molto ha i suoi limiti: superiore e inferiore sono 2 cm, a sinistra – 3,5 cm, a destra – 1 cm. Non è necessario rompere la dimensione standard per adattarsi le informazioni in una sola pagina. E 'meglio osservare tutte le regole e semplicemente aggiungere una pagina aggiuntiva.

Digitare il testo deve essere anche secondo le regole:

1. Per la stampa, utilizzare il carattere standard Times New Roman. meglio non applicare altre opzioni.

2. Le dimensioni dei caratteri anche regolati:

• per il testo principale – 14;
• pagine di allineamento, e un segno della performance – 12.

3. Posizionamento dei particolari eseguiti anche in conformità con le regole:

• spaziatura tra linee – 1;
• allineamento del testo è fatta da "larghezza";
• trasferimenti sono inseriti automaticamente;
• la distanza dalla testata al numero di serie è interlinea 2, e da esso per il testo principale – 3.

Rispetto di questi standard è obbligatoria per la corretta esecuzione delle lettere corrispondenti alla destinazione.

Posizione particolare

Al fine di redigere una lettera commerciale standard, è necessario sapere esattamente dove dovrebbero essere collocati, i suoi dettagli e componenti. Le risposte a queste domande contiene un GOST R 6,30-2.003. Esso descrive in dettaglio la forma di lettere ufficiali. In realtà, è un esempio in cui la totalità di tutti i dettagli del documento si trova in un certo modo. E 'necessario per:

1. Per unificare il processo di registrazione ufficio sé lettere (business).
2. Essere in grado di avanzare centralmente preparare i moduli standard, riducendo la necessità di eseguire il lavoro manualmente.
3. Facilitare e ridurre i tempi di recupero informazioni visive.
4. Espandere le capacità di elaborazione di lettere con l'ausilio di computer e altre apparecchiature.

Così, per lettera commerciale convenzionale utilizza 30 dettagli Standard, che si trovano nelle aree obbligatori undici:

• logo e l'emblema;
• autore;
• dati iniziali;
• intestazione;
• approvazione;
• destinatario;
• risoluzione;
• il testo;
• firme e applicazioni;
• coordinamento e affidabilità;
• segni.

Inserimento di informazioni in alcuni settori consente ai professionisti di navigare meglio il documento, e gli utenti comuni facilita il processo della sua preparazione.

requisiti di base

Alcuni leader credono erroneamente che corrispondenza commerciale può essere effettuata in modo arbitrario senza seguire alcuna regola e regolamenti. Ma gli esperti che sono responsabili di esso, deve conoscere i requisiti di base per la lettera ufficiale:

1. La presenza di forma speciale (corporate).
2. L'uso corretto e dettagli di collocamento.
3. Il testo deve essere leggibile e ben curato. Per spiegare l'essenza della questione è meglio dare la preferenza a semplici proposte comuni. E 'necessario parlare brevemente ad ogni parola portava un massimo di informazioni.
4. A seconda del tipo, il documento deve essere rilasciato conseguenza. La lettera potrebbe anche contenere alcuni aspetti. In questo caso, l'esposizione è necessario per cercare di combinarli.
5. L'uso corretto delle norme stabilite per la tipizzazione.
6. Cercare di ottenere il contenuto della lettera non era espressioni categoriali. Il destinatario può interpretare la frase come una minaccia. Durante la progettazione di proposte meglio usare parole introduttive come "apparentemente", "come sapete", "possibile" e "come".

Questi requisiti sono, in pratica, aiuta a mantenere la gestione dei documenti in azienda.