I documenti elettronici tra organizzazioni: come funziona?

gestione elettronica dei documenti (EDM) – un modo rapido per condividere le informazioni in base l'utilizzo di documenti elettronici con firme virtuali. E 'stata da tempo riconosciuta nei paesi sviluppati del mondo come uno strumento efficace per l'attività operativa.

cuore

I documenti elettronici tra le organizzazioni – un insieme di processi per la creazione, l'elaborazione, l'amministrazione, il trasferimento, l'acquisizione, la manutenzione, l'uso e la distruzione di documenti. Tutti questi processi sono eseguiti dopo aver controllato l'integrità e la conferma di ricezione dei documenti.

Regole di circolazione di documenti tra le persone giuridiche viene effettuata con il consenso delle parti. Lo scambio di informazioni è effettuata mediante mezzi di telecomunicazione, e documenti memorizzati su supporti elettronici. Periodo di validità delle informazioni contabili non deve superare quella che è impostato a livello legislativo.

Le organizzazioni possono comunicare tra loro documenti formali e informali con le firme dei partecipanti. Nel settore delle imprese questo può includere: fatture, contratti, fatture, contratti, accordi, ordini, avvisi, procure, etc. Le informazioni possono essere trasmesse in forma di testo, tabelle e file grafici.

Lo scopo dell'introduzione di EDI

Un prerequisito per l'introduzione di EDI può essere:

• riduzione del lavoro di routine;
• riduzione della perdita di documenti;
• lavoro "trasparente" con i documenti;
• aumentare le prestazioni disciplina – la divulgazione dei documenti entro un termine specificato, ecc …

Tra gli obiettivi quantitativi possono essere identificati come segue:

• Ridurre il tempo di elaborare il documento 10 volte.
• Riduzione delle spese di ufficio a metà.

I documenti elettronici tra organizzazioni: come funziona

In conformità con il diritto interno, i documenti elettronici tra organizzazioni è condotta con il consenso di entrambe le parti. Per lo scambio dati, è necessario che tutti i partecipanti sono stati collegati alle apparecchiature dell'operatore. Successivamente, l'utente deve inviare una richiesta da aggiungere alla lista delle controparti. Dopo i partecipanti al sistema di conferma possono comunicare.

Modulo EDI dovrà svolgere le seguenti funzioni:

• Invitare le controparti per lo scambio di dati.
• Generare una rubrica.
• Integrazione con software di contabilità, come 1C.
• Iscriviti e cifrare documenti.
• Struttura corrispondenza.
• Monitorare lo stato delle lettere.

documento elettronico tra le organizzazioni effettuata tramite certificati. Collegamento a un server e l'autenticazione viene eseguita tramite un certificato digitale personale. Firma elettronica viene rilasciato a ciascun utente del sistema, memorizzato su supporti elettronici protetti e il codice PIN del token. L'utente deve inserire la propria password di accesso per l'ufficio personale. Solo dopo che otterrà l'accesso ai loro documenti.

Avviare un processo di scambio può qualsiasi membro dell'organizzazione, collegato al sistema. Prima di inviare un documento a un altro partito, deve essere firmato con firma elettronica. Questa operazione viene eseguita mediante il programma "Crypto". Il documento viene inviato tramite EDI. dipendente appaltatore riceve la notifica di un nuovo documento. Se accetta, egli mette anche EDS. Se si desidera apportare modifiche al documento, si crea la nuova versione elettronica. Al termine del montaggio si desidera salvare le modifiche utilizzando la firma elettronica. Il documento viene quindi inviato alle modifiche alla controparte. Qualora sia necessario per rendere le informazioni corrispondenza elettronica.

Se si vuole fare ancora una volta le modifiche, quindi l'intera procedura si ripete ancora una volta. Se pretese alla nuova versione non è presente, il documento viene rispettato. Il campione finale è considerato essere firmato da due firma elettronica. le versioni dei documenti Ce memorizzati sul server e sono disponibili per la visualizzazione. Una volta che il campione è dato lo stato della corrente, di modificare il documento non funzionerà. contratti frustrati dato lo stato "Annullato". Ecco come fare documenti elettronici tra le organizzazioni.

attrezzatura

Ciò che è necessario per i documenti elettronici tra le organizzazioni? In primo luogo, è necessario scegliere un fornitore di servizi e installare un software speciale per lo scambio di informazioni. In secondo luogo, con ogni controparte con cui l'organizzazione intende condurre le e-mail, è necessario accedere l ' "Accordo sullo scambio di documenti elettronici."

E 'inoltre necessario istituire un server EDI su cui memorizzare tutti i documenti. Può essere come apparecchiature del cliente, e lo stoccaggio "nuvola". L'accesso ai dati al di fuori del sistema attraverso l'applicazione, che è installato sul dispositivo dell'organizzazione. l'interazione del computer con il server avviene su HTTP con crittografia SSL opzionale 128. L'accesso ai documenti è effettuata solo tramite l'interfaccia dell'applicazione e dopo aver superato l'autenticazione.

progetto EDC

progetto di automazione di processo può durare da alcuni mesi a diversi anni. Termine dipende direttamente dal numero di processi che necessitano di automazione, di risorse e la capacità finanziaria dell'organizzazione. BREVE circuito implementante EDC come segue:

• Creazione di un gruppo di lavoro.
• Formazione di obiettivi, scadenze e budget.
• Lo studio dei processi esistenti.
• Sviluppare un lavoro.
• Sistema Vyrob EDI.
• La firma dell'accordo relativo all'attuazione della SED.
• Adozione del regolamento.
• Riempimento di directory di sistema.
• la formazione del personale.
• Esecuzione di test preliminari.
• La pubblicazione sulla attuazione dell'ordine SED.
• Ulteriore sviluppo di software e di lavoro regole.
• Il lancio del progetto pilota.
• transizione su vasta scala a EDI.

errori di implementazione EDI

Nel processo di automazione dei documenti dovrebbe essere data particolare attenzione ai processi in cui la legge richiede la presenza di un supporto di carta. documenti cartacei duplicato è elettronicamente impossibile. Questo rallenta notevolmente il processo di lavoro e causare un atteggiamento negativo verso l'automazione in tutto il processo. Per l'attuazione di un doppio lavoro nessuno paga.

Nel processo di attuazione della nuova normativa dovrebbe essere sviluppato per lavorare con i documenti, il personale del treno, e solo allora impegnarsi in piena attuazione. Ciò può essere ottenuto solo se trasmettere ai dipendenti i vantaggi di utilizzare le nuove tecnologie.

Un altro popolare errore – poveri di studio alle esigenze del SED. Se gli utenti devono lavorare in un sistema non configurato, quindi il processo EDI differisce da quello adottato per l'organizzazione.

I documenti elettronici tra le organizzazioni: i pro ei contro

vantaggi:

• Riduzione di trasmettere i documenti originali da costi di posta.
• Risparmio di spazio per l'archiviazione dei documenti. Tutto è memorizzato in forma elettronica.
• Facile da usare. L'invio del documento viene eseguita da una singola postazione. Una rapida ricerca di un documento portato dallo stato (inviato, ricevuto e accettato da r. D.).
• Consegna immediata. Tutte le informazioni viene inviato al destinatario in pochi secondi.
• Il documento non può essere perso fino alla scadenza del suo stoccaggio nel sistema.

svantaggi:

• Per utilizzare il prodotto è necessario acquistare una licenza che costa denaro.
• Comunicare spesso solo tra i partecipanti dello stesso sistema.
• documenti elettronici tra organizzazioni 1C o utilizzando qualsiasi altro software differisce dal regime precedentemente utilizzato. Con l'introduzione del nuovo algoritmo, tutti i dipendenti hanno domande circa la conduzione degli affari.
• Attrezzatura tecnica. Prima dell'introduzione di organizzazione EDI ha bisogno per l'acquisto di attrezzature e per preparare il personale per gestire il nuovo sistema.
• EDM viene eseguita utilizzando la firma elettronica, la cui validità è di 1 anno. È necessario monitorare e aggiornare tempestivamente i certificati. E 'anche necessario controllare le azioni dei certificati appaltatori, per evitare problemi con la tassa.

regolamentazione giuridica

Quali atti normativi regolata documenti elettronici tra le organizzazioni? legislazione russa prevede la legge federale №63 «Sulla firma elettronica", le regole dei documenti del Servizio federale delle contribuzioni sono registrati secondo l'ordine del Ministero delle Finanze numero MMV-7-2 / 168. Organizzazioni L'EDI tra gli ordini sulla base delle Finanze № 50n. Condizioni di documenti contabili primaria interscambio in formato elettronico prescritti nel numero Federal Tax Service Order MMV-7-6 / 36 @. Tutti gli operatori nelle attività di processo EDM dovrebbero essere guidati da l'Ordine del Servizio federale delle contribuzioni № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

I documenti elettronici tra le organizzazioni "VLSI" offre ai clienti i seguenti vantaggi:

• Possibile inviare documenti a qualsiasi organizzazione che è registrato sul territorio della Federazione Russa. Se la controparte non è parte del sistema "VLSI", il dipendente semplicemente contatto con un rappresentante dell'organizzazione e lo invierà per e-mail invito a partecipare al sistema. Subito dopo la conferma sarà effettuato lo scambio di informazioni tra i partecipanti senza intermediari.
• Installare il software su un computer non è necessario. Abbastanza per avere una versione corrente del browser e accesso a Internet.
• Per lavorare con i dati non ha bisogno di un programma speciale. Se il rapporto è stato originariamente preparato in software di terze parti, come ad esempio 1C, è possibile configurare l'integrazione con il sistema "VLSI".
• La forma standard del documento non è impostato. È possibile inviare messaggi di testo, fogli elettronici, immagini e così via. D.

SKB "Kontur"

Uno dei primi sviluppatori di software in Russia è anche impegnata nella fornitura di apparecchiature, attraverso i quali i documenti elettronici tra le organizzazioni. "Contour" DiaDoc ha sviluppato un sistema grazie al quale lo scambio di documenti elettronici. Una caratteristica del sistema è che l'accesso ai dati può essere ottenuto all'estero. A tal fine l'azienda ha sviluppato nelle tariffe di roaming. Se desiderato, dati di accesso mono tramite API.

Che cosa avete bisogno?

Per collegare EDI, le aziende hanno bisogno di acquistare:

• software concesso in licenza;
• Server;
• migliorare le attrezzature;
• formazione del personale;
• personalizzare e integrare ECM per l'utilizzo con le applicazioni interne.

Tali investimenti hanno bisogno di attuare al fine di collegare il documento elettronico tra l'organizzazione? L'inclusione nel costo di consultare il supporto tecnico e aggiornamenti software SED – la seconda fase degli investimenti. Tali costi dovranno pagare mensilmente.

conclusione

e-mail Per sostituire cartaceo arriva. Esso non solo riduce i costi dell'organizzazione per condurre i processi, ma aumenta anche l'efficienza del business nel suo complesso. Per EDI funzionare correttamente, è necessario formulare chiaramente gli obiettivi e l'attuazione del sistema per regolare correttamente l'attrezzatura.