documenti d'archivio organizzazione gestione: GOST, istruzioni, documenti, regole. Linee guida per la gestione dei documenti d'archivio

regole di gestione documenti d'archivio contengono i requisiti chiave per lavorare con documenti e materiali non coinvolti nelle attività correnti della società. Essi sono formulati in conformità con la presente quadro normativo, l'elaborazione ambito normativo, la compilazione e conservazione delle informazioni. Termini chiave nel quadro del set di standard per l'archiviazione Records Management. Quando li redazione conto dei progressi nell'uso della tecnologia e tecnologie informatiche avanzate. Consideriamo ulteriormente la base della gestione dei record di archiviazione.

incidenza

Linee guida per la gestione dei documenti d'archivio si applicano alle agenzie governative. Essi sono necessari anche per le imprese impegnate in alcuni tipi di lavoro. In particolare, si applicano le norme nella parte della descrizione, la registrazione, la conservazione e l'uso dei documenti di fondi d'archivio della Federazione Russa, di cui la proprietà dello Stato.

Suddivisioni di imprese, che lavorano con film, fonografico, video, fotografie, mappe, la scienza e la tecnologia, le informazioni di telemetria, disciplinata dalle disposizioni di cui pianificazione e reporting.

Il dovere e il diritto di costituire organizzazioni negli archivi per lo stoccaggio temporaneo dei documenti del RF AF fornisce la base della legislazione settoriale (dal 1993), la posizione (dal 1994 e 1998.). Il quadro normativo forma degli atti giuridici di importanza regionale. Considerato le regole non si applicano ai documenti, il lavoro che è regolata dalla legge federale № 5485-1 e DPR № 1203 dal 30.11.1995, il

completamento

Si tratta di una ricostituzione sistematica della base documentaria delle unità aziendali. Picking include la determinazione:

1. Fonti.
2. Composizione dei materiali da ricevere.

Nell'ambito di tale attività è inoltre effettuato il trasferimento diretto dei documenti all'archivio. Come fonti sono:

1. unità aziendali.
2. persone fisiche.
3. struttura subordinata.

La composizione dei materiali

per documenti d'archivio di istruzioni gestione stabilisce che l'acquisizione è effettuata temporaneamente (oltre 10 anni) casi e memorizzazione permanente. riassume anche le informazioni sul personale. I casi in cui la durata di meno di 10 anni, di regola, gli archivi non sono trasferiti. Esse sono contenute nelle parti rilevanti dell'impresa. Al termine della durata di conservazione di queste cose devono essere distrutte. Dettagli di carattere individuale vengono trasmessi su richiesta del proprietario. Successivamente, vengono inviati agli Archivi di Stato per i contenuti permanente. Il trasferimento è anche materiali Ditta precursori e strutture subordinate liquidazione.

Gestione Archivio storico record e nomenclatura

dipendenti autorizzati che svolgono lavori con materiali informativi aziendali, fare un elenco sistematico dei casi. Ha chiamato la nomenklatura. Alla sua formazione indica la shelf life dei materiali. per documenti d'archivio manuale di gestione prevede la divisione autorizzato di monitorare e facilitare la fornitura di servizi alla stesura della nomenclatura. elenco sistematico serve come base per la formazione di scorte di materiale informativo di (fino a 10 anni) stoccaggio permanente e temporaneo. Nomenclatura è anche un documento contabile importante. E 'utilizzato per la registrazione dei casi di stoccaggio temporaneo, compreso un periodo di meno di 10 anni. Lo schema di sistematizzazione nomenclatura stabilita può essere utilizzato durante lo sviluppo di atti di file carta eseguite.

classificazione

Tenuta dei registri d'archivio gestione è effettuata su tre tipi di nomenclatura:

1. Tipico.
2. Esemplare.
3. Individuale (per una particolare azienda).

Il primo determina la composizione dei materiali generati in istituzioni simili. Nomenclatura standard è considerato un documento normativo. sistemazione approssimativa determina la composizione approssimativa di materiali informativi per le imprese che sono coperti con la sua azione, che indica l'indice. Ha un carattere di raccomandazione. Questi tipi di sistemazione usati nella formazione di un intervallo individuale e trasferiti in esso senza modifiche.

Caratteristiche preparazione

I documenti per l'archiviazione la gestione dei record aziendali sistemati in forma stabilita secondo la nomenclatura di unità strutturali. Quest'ultimo dovrebbe essere concordato e firmato dai leader.

La nomenclatura dell'impresa è fatta in forma generale. E 'siglato dal capo del archivio o il responsabile, firmato dal capo della fornitura di servizi o un dipendente autorizzato. Nomenclatura deve essere approvato dalla commissione di esperti, e poi approvato dal direttore della società. Dopo aver effettuato queste procedure capi delle divisioni strutturali dell'impresa fornito un estratto delle sezioni pertinenti.

La nomenclatura per il prossimo anno formata nell'ultimo trimestre del periodo in corso. L'armonizzazione è effettuata almeno 1 volta in 5 anni. Se si modifica la struttura e le funzioni dell'impresa, una nuova nomenclatura.

La procedura per la compilazione degli affari

Formazione chiamato raggruppamento atti eseguita in accordo con la nomenclatura. organizzazione gestione dei record d'archivio comprende la sistematizzazione delle informazioni in conformità con il nome della cartella. Non è ammesso il raggruppamento di copie duplicate e bozze. Le eccezioni sono veicoli ad alto valore. Non deve essere collocato in una cartella di carta da restituire.

Mantenendo archivio tenuta dei registri viene eseguita ad una disposizione informazioni di servizio materiali movimentazione centralizzato, e ad un decentrato – entrambe le unità strutturali, e la divisione sopra. Il raggruppamento viene eseguita sotto la diretta supervisione dei responsabili per la sicurezza dei supporti di memorizzazione. Se necessario, possono essere coinvolti i dipendenti dell'Archivio di Stato.

requisiti chiave

la gestione dei record d'archivio viene effettuata in conformità con i requisiti della normativa. Nel formare le cartelle con i vettori di informazioni necessario soddisfare i seguenti requisiti:

1. Materiali per lo stoccaggio temporaneo e permanente sono raggruppate separatamente.
2. La cartella è inclusa in una sola copia ciascuna della carta.
3. La cartella deve essere materiali presenti in un anno civile. Del presente regolamento, tuttavia, ci sono delle eccezioni. Questi includono:

• file personali, che si formano per tutta la durata del dipendente in questione;
• i materiali e le strutture dei comitati eletti piedi vicino a loro, gruppi vice, irreggimentato nel periodo di convocazione;
• istituti scolastici di carta, eseguiti e raggruppati in un anno scolastico;
• materiali teatrali, che caratterizzano le attività della stagione;
• storie, e così via.

La cartella deve essere inferiore a 250 fogli in uno spessore non superiore a 4 cm.

Raggruppamento degli atti amministrativi

la gestione dei record d'archivio richiede sistematizzazione dei diversi tipi di supporti di informazioni. Questi inclusi attributi e atti amministrativi. Essi sono raggruppati in base al tipo e cronologia di applicazioni:

1. Le disposizioni degli statuti approvati da atti normativi, agiscono come allegati. Essi sono raggruppati insieme. Se le disposizioni, regolamenti, statuti sono stati approvati come atti separati, li sistemare nei singoli casi.
2. Gli ordini e le decisioni delle strutture più elevati per la loro attuazione sono raggruppati per aree dell'impresa.
3. Gli ordini relativi al personale, sistemato secondo il periodo di conservazione. Con un grande volume di materiali informativi atti espedienti su lati diversi della società, gruppo separatamente.
4. Gli ordini nei settori chiave di attività sono sistemati separatamente da atti sul personale. Ad esempio, l'ordine della gestione dei record di archiviazione è incluso nella stessa cartella, e la nomina del capo della divisione responsabile – ad un altro.
5. limiti approvati, rapporti, preventivi, liste dettagliate, piani e così via. raggruppati separatamente dal loro progetti.
6. Luogo di documenti in file personali è effettuata secondo l'ordine in cui vengono ricevuti.
7. bollette viso salariali del personale sistematizzate in cartelle separate. Essi sono disposti in ordine alfabetico.
8. I reclami, suggerimenti, denunce dei cittadini riguardanti le attività della società, registrazioni di loro considerazione e l'implementazione sono raggruppati separatamente dalle denunce di individui per questioni personali.
9. Sistematica della corrispondenza è di solito effettuata in un periodo di calendario, in ordine cronologico. In questo caso, le risposte sono posti dopo le domande. In caso di rinnovo di corrispondenza su un particolare argomento, che ha avuto inizio nel corso dell'anno precedente, i documenti contenuti nella cartella del periodo in corso. In questo caso, indica l'indice del precedente esercizio.

Fare vettori di informazioni accettati per la custodia

gestione dei record archiviazione fornisce una serie di requisiti per unità strutturali, lavorare con i documenti cartacei. vettori rendendo possono essere parziale o completa. Dipende dal tempo di conservazione. registrazione completa viene effettuata in relazione a documenti temporanei (oltre 10 anni), un contenuto permanente, così come gli atti sul personale. Si tratta di:

1. Rilegato cartella / legante.
2. La numerazione dei fogli.
3. Stesura della pagina-testimone.
4. Formazione di spazio interno, se necessario.
5. Fare adattamenti dei dettagli della copertina. Essi possono toccare il nome dell'impresa, il numero di registrazione di cartelle, le date estreme, e così via.

Materiali per lo stoccaggio temporaneo, compreso un periodo di meno di 10 anni, disegnato in parte. Quindi, non ha permesso di effettuare la sistematizzazione di titoli nella cartella, liste non numerate, non essere dell'etichetta garanzia.

sfumature

gestione dei record d'archivio – un'attività in cui gli specialisti forniscono non solo i vettori di informazioni di sicurezza, ma anche l'opportunità di lavorare con loro in caso di necessità. A tal fine, gli atti costituenti la cartella, presentata da quattro puntura in un coperchio di cartone. Essi sono anche permesso di legare in considerazione la possibilità di leggere testi, le risoluzioni, le date di visti su tutti i giornali.

In preparazione per il raggruppamento di tutti i dispositivi di fissaggio metallici vengono rimossi. Materiali destinati alla conservazione permanente e costituito da atti particolarmente preziosi o formattati sono contenute in cartelle gated tre valvole con corde o in apposite scatole.

Quando presenti nei documenti non reclamati di carattere personale (lavoro libri, carte, carte militari, ecc.) Vengono messe in una busta separata e depositate al resto dei materiali. Alla fine della cartella deve essere presente un foglio-testimone vuoto. All'inizio della cartella modulo suturato per l'inventario interno. Per garantire la sicurezza e l'ordine di disposizione di ciascun foglio di carta numerati con numeri arabi. Questa regola non si applica alla pagina, e le forme di testimoni per l'inventario. Numero è messo a matita nell'angolo in alto a destra.

Sheet-testimone

È fatto secondo l'ordine. Esso contiene le parole e le cifre:

1. Numero di fogli con numerazione.
2. Il numero di pagine di inventario interno.

Il foglio-testimone prevede anche la numerazione specificità. In particolare, per determinare se da lettere indici, codici mancanti, i numeri di pagina con fotografie incollati, grandi pagine formato, e così via. Inoltre, sul foglio di indicare la presenza di opuscoli di stampa nella cartella, se non sono stati segnati nella numerazione principale. Sheet-testimone duto compilatore. Le successive variazioni dello stato e la composizione delle cartelle devono essere contrassegnati in lui con riferimento agli atti pertinenti. Non è consentito fare foglio testimone sul frontespizio di una cartella o di un fatturato netto dell'ultima pagina del documento in esso.

l'inventario interno

E 'formato per informazioni sulla conservazione e la contabilità momento dei fatti (oltre 10 anni) e il contenuto continua. inventario interno come compilato per le imprese create da varietà di documenti, titoli di cui i contenuti non sono stati resi noti. Il modulo dovrebbe presentare i dati sui numeri di serie di attacchi in indici delle cartelle, titoli, date e numeri di pagina.

Per l'inventario interno allegato resoconto sommario. Si afferma in cifre e il numero di documenti in essa contenute, nonché il numero di fogli che lo compongono. Appoggia compilatore inventario interno. Se una cartella è legato o spillati senza forma, la lista compilata è fissata alla parte interna del coperchio anteriore.

I cambiamenti nella composizione dei materiali dovrebbero riflettersi nella cartella "Notes". In particolare si fa riferimento alla rimozione, sostituzione di copie cartacee, tra cui la documentazione complementare in una cartella. Allo stesso tempo, mettere giù riferimenti agli atti pertinenti. Se necessario, può essere formata dalla nuova voce alla scheda di riepilogo inventario interno, come pure l'iscrizione di testimoniare cartella.