L'organizzazione del lavoro con i documenti

Lavorare con i documenti HR ha un impatto particolare sulla qualità del funzionamento dell'apparato amministrativo, così come la formazione e la cultura del lavoro dei dipendenti. Il lavoro più professionale è in corso, l'attività più successo dell'impresa nel suo complesso.

flusso di lavoro interno di una società comprende varie misure di preparazione, supporto, il riempimento, la copia, il trasferimento di informazioni aziendali. La pratica dimostra che circa il settanta per cento dei dipendenti a tempo speso per queste attività. Va detto che l' organizzazione del lavoro con i documenti sta diventando sempre più importante. Oggi, questa attività è considerata uno dei principali fattori di competitività delle imprese moderne.

Organizzazione lavorare con i documenti richiede un approccio speciale per ricevere dati e dei processi aziendali, coordinando i processi di formazione e di cambiamento delle informazioni. corretta organizzazione del lavoro con i documenti riduce il tempo per la ricerca e aumenta la precisione, la tempestività, la ridondanza eliminando.

Date le anni di pratica sono stati prodotti tre tipi principali di lavoro con la documentazione: misti, decentrate e centralizzate.

Quest'ultima forma comporta concentrandosi su strutturare una varietà di operazioni disponibili nella conduzione di una singola unità in azienda. Così unità può essere condivisa o ufficio del personale, ufficio e simili. Tenuta dei registri può fare e una persona che è una segretaria. In ogni caso, la suddivisione delle responsabilità o dipendente prevede l'attuazione di un ciclo completo di azioni per l'elaborazione della documentazione di ricevimento per trasmettere al reparto dell'archivio. Queste attività coinvolgono la ricezione, l'elaborazione di informazioni commerciali, la registrazione, la conservazione, controllo sull'esecuzione, l'invio, le operazioni di riferimento e di informazione, l'ordinamento prima del trasferimento all'archivio.

organizzazione centralizzata di lavoro con i documenti presi in considerazione per essere il più efficiente, e quindi, più preferibile. Questo è particolarmente importante nelle piccole imprese. Con questo metodo, sistematizzazione della documentazione riduce in modo significativo il costo delle misure per l'elaborazione delle informazioni. Inoltre, un significativo miglioramento dell'organizzazione del lavoro dipendenti. In questa forma di flusso di lavoro più efficiente apparecchiature per ufficio di lavoro, raggiunta l'unità nella metodologia e la gestione delle attività connesse al trattamento dei documenti.

Di fronte al sistema centralizzato è schema decentrato. In questo caso, il suo servizio per lavorare con la documentazione generata per ogni unità. In queste unità, tutte le operazioni vengono eseguite in modo indipendente. Un sistema decentralizzato è più tipico di tali istituzioni e organizzazioni che sono compartimenti stagni in diversi apparati senso territoriale. Inoltre, questo sistema operativo è adatto per le imprese, documento in cui una specificità diversa (per esempio, v'è la necessità di fornire protezione delle informazioni).

Il più comune, nel frattempo, è una forma di un sistema misto. In questo caso, una certa parte di tutte le operazioni (di norma, per la ricezione e l'elaborazione di documenti inviati e ricevuti, stoccaggio, copia) viene eseguita nell'unità centrale. Le parti strutturali dell'impresa, allo stesso tempo avviene stampando attività (creazione), ordinamento, conservazione e preparazione per la consegna all'archivio.

La scelta di uno o altri circuiti con documentazione è effettuata in accordo con la struttura dell'impresa.