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Flusso di lavoro in azienda. Document Management Programma e la tenuta dei registri

l'automazione del flusso di lavoro è una misura ricorso a da quasi tutte le aziende moderne. Anche le piccole aziende stanno lavorando con una massa di vari documenti, tra cui lettere, i bilanci, fatture, contratti e tutti i tipi di esigenze. E 'per questa ragione che quasi ogni moderna organizzazione sta cercando di utilizzare questa misura come un flusso di lavoro, che è fornito a spese della completezza e la conservazione dei dati, facilità di trovare e memorizzare varie informazioni, e limitare l'ottimizzazione del tempo necessario per la sua approvazione.

Perché farlo?

Praticamente tutti i dipendenti dell'azienda spendere un sacco di tempo cercando di trovare le informazioni giuste, e le statistiche eloquentemente dice che ci vogliono circa la metà del tempo di lavoro. Come succede anche che è necessario ricreare da capo, invece di ri-utilizzare tutti i documenti che esistono "da qualche parte". Si tratta di uno standard è una situazione in cui il testo originale di un trattato è un avvocato nel computer, e le voci di diario sui titoli che accompagnano l'esecuzione dei contratti stipulati nel sistema contabile, le fatture e gli atti sono contenute nel dipartimento finanziario in forma cartacea, e la corrispondenza relativa alla condotta del Trattato lavoro è in elettronici dipendenti caselle di posta. Questa "dispersione" di informazioni è estremamente dannosa per la sicurezza, l'integrità e la coerenza è in tali situazioni è reale automazione del flusso.

Attraverso l'introduzione di sistemi informativi specializzati risolto la stragrande maggioranza dei problemi. Per esempio, alcuni del sistema di budgeting offre la possibilità di creare un sistema di budget interconnessi, seguita dalla formazione e lo stoccaggio di diverse versioni di tali documenti, nonché l'indicazione del loro status. Pertanto, il problema viene risolto parzialmente documento di bilancio l'uso di tali sistemi.

Ma non dimenticate che il quadro attuale di bilancio, così come contabile e sistema ERP nella stragrande maggioranza dei casi lavorano con informazioni strutturate, vale a dire il tipo di dati che possono essere creati e memorizzati in una forma di tabella. Secondo la maggior parte degli esperti, la quantità totale di dati di qualsiasi moderna informazioni aziendali strutturate fornisce solo il 20%, mentre il resto comprende e-mail, documenti di testo, i vari rapporti di trattative e incontri, immagini, ecc Molto spesso, senza la conduzione di studi informazioni non strutturate semplicemente non è possibile effettuare una normale kontektsta valutazione, che è già presente strutturato. Stoccaggio, raccolta e il successivo trattamento di tali dati è fornito con l'uso di misure quali il flusso di lavoro e la gestione dei contenuti aziendali sistemi di informazioni.

Di cosa si tratta?

Con l'aiuto del sistema elettronico di gestione dei documenti fornisce alle organizzazioni di qualsiasi interazione tra i dipendenti di un'organizzazione sulla base dei documenti presentati. Nuovo 1C documento prevede la creazione di documenti, la possibilità di metterle sull'organizzazione e mantiene il controllo sulla esecuzione dei documenti ei processi descritti usandoli. Così, il documento elettronico fornisce il numero enorme compagnia di vantaggi, traducendo il suo lavoro è in realtà un nuovo livello.

Ogni singolo documento, questo sistema elettronico è caratterizzato da un insieme di dati che caratterizzano in modo univoco (spesso indicato come tali insiemi di carte). La scheda può contenere una serie di informazioni, tra cui il tipo di documento, la data di formazione e di cambiamento, l'autore, così come lo spazio di archiviazione e molto altro ancora. In futuro sistema di gestione documentale fornirà archiviazione e il recupero della documentazione richiesta in conformità con i dettagli che sono stati specificati nella scheda.

opportunità

La gestione elettronica del documento offre alle aziende non solo un sacco di vantaggi, ma apre anche molte nuove possibilità, che è anche importante.

controllo centralizzato

Indipendentemente da quanto grande sia questo o quel sistema aziendale di gestione dei documenti permette un rapido cambiamento nella forma di documenti che circolano su di esso. Ad esempio, per modificare il modulo di domanda per uno dei costi dei vari centri di responsabilità solo per fare alcuni adeguamenti al modello abbastanza tale affermazione, che è già memorizzato nel sistema. Dopo di che, i dipendenti che riempiono tale applicazione non sarà in grado di utilizzare le forme obsolete di documentazione, in quanto l'applicazione è riempito e inviato attraverso il sistema.

Documentazione di supporto del ciclo di vita

Ogni documento che darà e trattati in qualsiasi impresa, passa necessariamente attraverso diverse fasi set. Ad esempio, quando si tratta di bilancio aziendale, è necessario prima di fare, e quindi approvare ed eseguire in determinati orari. Dopo di che, varie performance effettiva e pianificata del bilancio oggetto di un'analisi approfondita e spedito all'archivio. In 1C documento fornisce uno stretto controllo sul ciclo di vita dei documenti, tenendo conto dei requisiti di base dell'ambiente aziendale, così come varie norme giuridiche e standard di settore di business dell'azienda.

lavoro di squadra

sistema di gestione elettronica dei documenti offre molto di più di una semplice organizzazione del lavoro collettivo sui documenti, e in presenza saranno esperti che si trovano in diversi uffici o anche in diverse città.

Il sistema memorizza un numero sufficientemente ampio di versioni dello stesso documento, oltre a dirigere e il cambiamento, possono annotare i dati, cioè, aggiungere ad essi alcuni commenti e note, senza compromettere le informazioni di base, che deve consegnare.

riservatezza

caratteristica piuttosto importante di tali sistemi è che nella stessa 1C documento può iscriversi attraverso una firma digitale speciale seguito da crittografia. In questo modo è possibile non solo per confermare l'autenticità delle informazioni, ma anche in modo univoco identificato con l'autore, nonché per garantire la sicurezza più efficace per la memorizzazione dei vari dati, se necessario.

instradamento

Se il sistema di gestione elettronica dei documenti non è disponibile, allora in quel caso il dipendente che partecipa alla creazione di alcuni titoli, deve necessariamente capire chi è migliore per trasferire tali titoli. gestione elettronica dei documenti in azienda per trasferire automaticamente i dati persona giusta.

Di per sé, il routing è libera e rigido. Gratuito fornisce l'opportunità di documentare la direzione di assolutamente alcun destinatario a seconda dei casi, mentre la rigida fornisce la regolazione più accurata, ma in casi particolari l'azione di pre-installato nella documentazione del sistema di regolamentazione del traffico può essere un po 'di pausa (per esempio, se è necessario inviare la bozza del documento per la revisione alcuni esperti esterni).

il controllo degli accessi

Ci sono diverse opzioni di come distinguere tra i diversi poteri di dipendenti della società in termini di gestione della documentazione. Così, un flusso di lavoro avanzata permette a una persona di dare il pieno controllo sui dati limitano la possibilità di modificare o addirittura consentire solo visualizzare o annotare qualsiasi file. Questo semplifica notevolmente il lavoro con dati diversi, e questo è importante – diventa molto più sicuro.

integrazione

Per garantire la massima integrità dei dati, che è disegnato in una particolare azienda, gestione elettronica dei documenti in azienda prevede l'integrazione del sistema installato con gli altri – finanziario, industriale, analisi, etc. Attraverso questa integrazione presenta sistema di workflow moderno abbastanza spesso uso fatto come una sorta di collegamento tra i molteplici tipi di software.

I documenti di tutti i sistemi, è logicamente correlate a queste informazioni, chiamato contesto. Può comprendere il contenuto di un documento o e-mail, fax, documenti di pagamento, registrazioni della registrazioni audio attività, video o, e anche un sacco di altre informazioni. Il contesto del documento può essere aggiunto manualmente o completamente automatizzare il processo, a seconda delle esigenze e preferenze di gestione.

Ad esempio, il sistema moderno di automazione del flusso di lavoro nel processo di formazione e le successive modifiche nei bilanci può essere utilizzato un numero di altre informazioni contestuali:

  • tutti i tipi di ricerche di mercato, tra cui non solo la propria, ma anche quelli che sono stati ottenuti da fonti esterne;
  • Diversi accordi con le controparti (acquirenti o venditori);
  • documenti legali e di riferimento speciali;
  • documentazione aggiuntiva, che riflette in sé eventuali limitazioni o ipotesi (come esempio, il tasso di inflazione, cambi e altri dati);
  • verbali delle riunioni, tenute per discutere di qualsiasi versione è il bilancio, e comprendono tutti i tipi di commenti lavoratori e le osservazioni dei partecipanti al processo (spesso tale documentazione viene inviata tra tutti i dipendenti via e-mail e conservato separatamente da un file di informazioni di bilancio).

Un utente che sta lavorando con un budget, in qualsiasi momento, se necessario, può visualizzare uno dei documenti di cui sopra, in quanto la moderna tecnologia del flusso di lavoro gli permette di fare questo senza lunghe ricerche.

Quali sistemi sono utilizzati con noi?

Una delle soluzioni software più popolari che possono essere trovati in società russe può essere chiamato una combinazione di utility di Microsoft Outlook con Microsoft Exchange Server. La prima applicazione, in linea di principio, situato su quasi tutti i computer, mentre l'Exchange Server è spesso preso da utilizzare come server di posta elettronica a tutti gli effetti. Nonostante il fatto che le aziende che già qualche tempo fa è stata l'introduzione del documento elettronico tenuto, tali programmi vengono utilizzati solo come piattaforma per l'e-mail, dopo alcune impostazioni centralizzati anche questo software può essere utilizzato come un flusso di lavoro di automazione molto funzionale per quasi tutte le organizzazioni .

Al momento, il mercato russo è pieno di decine di sistemi diversi, per mezzo del quale un'automazione della gestione dei documenti e software simili offre non solo occidentale, ma anche gli sviluppatori interni. Anche Microsoft, oltre ai programmi di cui sopra, offre anche le utility come Content Management Server o SharePoint Portal Server.

Il più potente tra tutti i sistemi esistenti è considerato Documentum, ma soprattutto le grandi aziende utilizzano questo processo di automazione. Flusso di lavoro di alcune società a scapito di software automatizzato pacchetto di Lotus Notes, ma molti lo chiamano una sorta di "designer per i programmatori", come stabilito sulla base del suo sistema completo è abbastanza difficile.

Qual è la differenza tra i sistemi russi e occidentali?

Se parliamo le principali differenze tra utenze domestiche e straniere, sono disponibili in scala capacità. Ad esempio, se il sistema di sviluppatori occidentali in grado di operare in quasi tutti i sistemi operativi, è stato in gran parte interno sviluppato solo per uno di essi, e, naturalmente, che è spesso di Windows. sistemi occidentali sono configurate per utilizzare qualsiasi DBMS. Tali sistemi di traduzione vincoli possono seriamente ostacolare la possibilità di costruire piattaforme, soluzioni integrate.

Per quanto riguarda la funzionalità, la differenza principale risiede nel fatto che l'automazione del flusso di lavoro dokumentoproizvodstva Occidente e implementato diversi programmi che possono essere emesse sotto un unico marchio, ma l'obiettivo per una varietà di scopi. Per esempio, il Documentum offre una serie di singoli prodotti, che vengono utilizzati per la piena automazione e l'integrazione con il sistema ERP, supportare la gestione dei documenti di progettazione e di ingegneria, ecc La stragrande maggioranza dei software sviluppato in Russia, volto a risolvere un particolare problema.

Anche la pena notare è che la principale differenza sta nel metodo di entrambe le parti di quello che è un sistema di automazione del flusso di lavoro. sistemi occidentali sono destinati a fornire completa automazione e follow-up di supporto attraverso una varietà di processi di business all'interno dell'organizzazione, mentre la stragrande maggioranza dei programmi nazionali per automatizzare solo alcune funzioni.

Il costo dei sistemi occidentali di circa varia da $ 400 a $ 1.000 per ogni posto di lavoro, senza contare il costo di implementazione, hardware e software necessari per garantire un documento elettronico normale. Spesso auto-introduzione costa circa la metà del solito costo delle licenze, come la maggior parte del programma per l'automazione del flusso di lavoro implementato varie promozioni, ma in alcune situazioni il prezzo di un ordine di grandezza maggiore. Uno dei più difficili è sempre il progetto di automazione della documentazione finanziaria per l'attuazione di tali progetti costano circa 2-3 volte superiore al costo delle licenze.

nazionale del software venduto a $ 200-600 per posto, e in aggiunta a quello preso in considerazione il costo dei programmi aggiuntivi e attrezzature varie. Alla fine, il calcolo del valore di confronto viene effettuato in modo molto simile come nei sistemi occidentali.

lineamenti

Nella stragrande maggioranza dei casi, da una priorità direzione dell'automazione sono i processi relativi alla armonizzazione dei documenti, per esempio, il processo di preparazione iniziale e l'ulteriore attuazione dei bilanci. Tuttavia, molte squadre sono ora utilizzando office automation e del flusso di lavoro, vale a dire, con le procedure di registrazione dei documenti in uscita e in entrata.

Introduzione al sistema elettronico non è fondamentalmente diverso dall'introduzione di eventuali altri sistemi automatizzati, pertanto è necessario soffermarsi sulle caratteristiche distintive del progetto.

Creazione di storage di classe enterprise

Introduzione automazione dei documenti, in ogni caso, prevede alcune repository aziendale in cui archiviare tutta la documentazione. La struttura logica della conservazione, lo sviluppo e l'ulteriore attuazione delle politiche di sicurezza, così come la gerarchia di memorizzazione documento richiede la massima precisione e devono essere effettuate in una fase iniziale del progetto.

Va tenuto presente che la funzione di memorizzazione può essere implementato all'inizio del progetto, così in una fase precoce può essere fatto per spostare tutti i documenti dalle posizioni di memorizzazione attuali in un unico repository aziendale. Come risultato, gli utenti possono familiarizzare con qualsiasi delle principali funzioni del sistema, e contemporaneamente maestro e la sua applicazione. Accelerare l'adattamento dei dipendenti di implementare sistemi possono essere attraverso l'uso di funzioni di servizio come ad esempio avvisi sulle modifiche alla documentazione, la comparsa di nuovi documenti, etc.

Così, il flusso di lavoro richiesto per qualsiasi azienda moderna che cerca di sviluppare e migliorare le sue operazioni.