L'armonizzazione e la standardizzazione dei documenti. Sviluppo di unificazione e standardizzazione dei documenti

Il progresso scientifico e tecnologico e l'emergere di molteplici forme di proprietà ha portato alla espansione delle relazioni commerciali-economiche e socio-culturali. Nettamente intensificato i processi in società colpite volumi proliferazione di flussi informativi che sono necessari per il corretto funzionamento delle unità di gestione.

Qual è l'unificazione dei documenti

A prescindere dalla portata e campo: se l'attività pubblica o industria, l'istruzione o l'assistenza sanitaria – unificazione mano e la standardizzazione dei documenti via via passano in secondo piano. Dall'inizio del secolo scorso elaborando dati codificano gradualmente passate di mano in modo meccanizzato, e in seguito – a automatizzati.

Così passò la razionalizzazione della documentazione. Il concetto di "unificazione e standardizzazione dei documenti" è stato concepito in questa fase. Tuttavia, in tutte le fasi del flusso di lavoro e miglioramento dei dati è uno e lo stesso problema. Portare per automatizzare il caos impossibile, in quanto questo processo deve essere preceduta dalla unificazione e standardizzazione dei documenti in genere. In altre parole, solo disponendo la carta, si può iniziare a loro elaborazione e l'utilizzo.

Finalità e obiettivi di unificazione

Gli aspetti chiave nella ottimizzazione del funzionario amministrativo, economico e qualsiasi altra attività sono l'unificazione e standardizzazione dei documenti. Brevemente spiegare come questo concetto può portare il documento a un modello generico, sistema uniforme. Questo processo ha un enorme impatto sulla preparazione immediata di qualsiasi documentazione. Principi di standardizzazione e unificazione dei documenti sono i seguenti:

1. forme di battitura Unite.
2. Impostazione requisiti uniformi per la registrazione dei dati, con conseguente lo stesso tipo di processo decisionale.
3. Una significativa riduzione dei costi della diversa natura dei materiali di preparazione e decorazione.
4. insieme compatibile di banca dati uniforme, indipendentemente dal settore e di attività.

Funzioni del flusso di lavoro unificato

Deve essere chiaro che qualsiasi attività per dirigere e controllare un'organizzazione, società, il paese, dopo tutto, è un sistema in cui ogni elemento diventa una o l'altra funzione. Tra loro ci sono generali (o tipico) – quelli che sono insiti nelle attività di qualsiasi istituzione:, amministrative, funzioni organizzative esecutive di pianificazione, contabilità, ecc Nel frattempo, le attività delle singole organizzazioni sono inerenti le funzioni speciali. Per esempio, gli obiettivi ei target, in base alla realizzazione di attività educative sono tipici solo per i soggetti di questa sfera.

Qual è il sistema di documenti

Sistema di unificazione e standardizzazione gestione dei documenti è un materiale formato sulla base della loro relazione da:

• occorrenza evidenza;
• destinazione;
• industria;
• tipo;
• requisiti per la compilazione.

Quali sono i documenti in un sistema unificato

documentazione del sistema può essere obschefunktsionalnoy e l'industria. Per quanto riguarda il primo tipo, qui dovrebbero sorgere domande. Con l'industria sistemi includono documento riflette le specificità dell'impresa o organizzazione. Ad esempio, la standardizzazione e l'armonizzazione dei documenti doganali conterrà materiali che regolano al momento del check confine di Stato e che attraversano procedura esportato, le merci importate.

Per quanto riguarda i materiali sono interconnessi e come è il rapporto tra i documenti dei due sistemi – il funzionale e l'industria dipende da molti fattori. In particolare, il loro valore è predeterminato dalla natura delle attività di un'organizzazione. Inoltre, l'unificazione e standardizzazione dei documenti amministrativi non sempre implicano la creazione di disposizioni in materia di attività amministrative organizzativa, dirigente o. Nel frattempo, il piano di documentazione organizzativa ed amministrativa, che contiene i punti di controllo di base, la gestione, la collaborazione e controllare il lavoro degli organi statali, imprese, dipartimenti e funzionari sulla base di industria e strutture funzionali.

Le fasi principali di unificazione e standardizzazione

I problemi di standardizzazione e armonizzazione dei documenti commerciali sorgono spesso a causa di ritardi nella ripartizione del blocco di documentazione organizzativa ed amministrativa che per tali sistemi è di aiuto legale. Condurre tempestiva armonizzazione della gestione dei documenti impresa commerciale prevede:

1. Nel quadro delle forme uniformi di documentario in corso per stabilire la nomenclatura appropriata.
2. Il modello generale del sistema di documentazione dell'edificio si basa sulla forma, preso a modello.
3. Particolare attenzione è rivolta alle regole sintattiche di documentazione di costruzione.

Prima di questa unificazione e standardizzazione dei documenti di origine si è svolta con tutti i requisiti per i materiali in tutte le fasi della creazione, il riempimento, l'elaborazione e il salvataggio. Consideriamo umano e capacità psicofisiologici e dei parametri della macchina e attrezzatura tecnica.

Caratteristiche di creazione di standard

Vale la pena di notare che i risultati del processo di unificazione era quello di portare i modelli utilizzati più di frequente per la forma giuridica comune. Standard sviluppati per i servizi, i prodotti e l'occupazione hanno una spiegazione a livello legislativo federale. Il concetto di "unificazione e standardizzazione dei documenti" in questo caso è determinata dalle attività statali sulla fissazione di norme e specifiche per l'uso ripetuto su base volontaria.

Il compito di norme che creano è ordine nella sfera della produzione e aumentare la qualità competitiva dei prodotti, servizi o lavori. La standardizzazione e l'armonizzazione dei documenti commerciali si intendono anche raggiungere le informazioni e la compatibilità tecnica.

I problemi connessi con l'unificazione della documentazione di commercio con l'estero

Inoltre, il termine "standard" non significa solo il contenuto del documento normativo. La legge chiaramente il meccanismo di utilizzo volontario non coercitivo. norme statali sono stati sostituiti abbastanza rapidamente nazionale. Dopo l'introduzione di cambiamenti fondamentali rimane solo il problema della standardizzazione e armonizzazione dei documenti commerciali.

Particolarmente acuta, e fino ad oggi è la questione delle norme statali che regolano il processo di preparazione della documentazione per i prodotti esportati. Secondo il sistema unificato, adottato dalla legge federale "Sulla regolamentazione tecnica" del 01.07.2003, le cui disposizioni sono presenti in esso, non rispetta pienamente i requisiti di documentazione standardizzata, tuttavia, continuano ad essere utilizzati in massa oggi.

Il ruolo del Comitato di Stato per la standardizzazione del processo di unificazione e standardizzazione

L'armonizzazione e la standardizzazione dei documenti – il percorso di Stato russa standard. Eventuali classificatori panrusso dei,, acquisiscono sociale forza giuridica economica tecnico subito dopo la registrazione statale. Controllo dell'esecuzione di tutti i requisiti inclusi nei singoli atti, porta Russian State standard e altri enti autorizzati dallo Stato di competenza designato.

Le principali direzioni di unificazione e standardizzazione dei documenti di stabilire campioni uniformi, i modelli, le forme. Questo può essere gli standard richiesti nella preparazione dei documenti per gli standard per alcuni tipi di merci e sistema di documentazione unificato. Quest'ultimo è un sistema di materiali creato da un singolo regole e requisiti stabiliti. sistema di documentazione unificata contiene, di regola, le informazioni necessarie per l'implementazione di funzioni di gestione in una particolare sfera di influenza.

Principale sistema unificato e standardizzato in Russia

Fino ad oggi, tra i sistemi unificati spiccano:

• Struttura in materia di documentazione di carattere organizzativo ed amministrativo;
• sistema di controllo documento presso un istituto bancario;
• armonizzazione e la standardizzazione dei documenti contabili e dei libri contabili e registri finanziari delle istituzioni del settore pubblico;
• sfera documenti statistici;
• sistema di documentazione di governo in materia di lavoro;
• documenti standardizzati per il commercio estero.

Di conseguenza, ciascuno dei sistemi di cui sopra fornito il suo standard di stato, che si sviluppano dipartimenti del governo centrale per coordinare il funzionamento di un particolare settore di attività. Ad esempio, il Ministero delle Finanze in Russia è responsabile della creazione di moduli per documenti contabili e bancari. A sua volta, Rosarchiv identificare i modelli di documentazione organizzativa ed amministrativa. Queste stesse autorità dicono i dettagli dei documenti. La loro unificazione e standardizzazione prevede la creazione di moduli utilizzati in un settore particolare.

Dettagli e forme di documenti nel processo di normalizzazione

I dettagli del documento, lo considerano un elemento obbligatorio, senza la quale è impossibile passare la formalizzazione delle procedure, materiale di registrazione. Per i dettagli consultare la firma, timbro, timbro, data, testo, ecc Naturalmente, per ogni tipo di documento ufficiale usato un insieme separato di dettagli. In questo caso, ciascuna delle dell'unificazione sistemi è realizzato creando una forma modello di documenti per uno dei sistemi. Sulla sua base sviluppare i dettagli più appropriate di tutti i documenti appartenenti ad un database specifico.

Modulo, come già accennato, è una forma template del documento. Tale modello di scrivere nel campo di applicazione stabilita tenga conto della sua dimensione, i margini e rientri, in particolare la creazione della griglia strutturale e le principali dettagli.

L'armonizzazione e la standardizzazione dei documenti organizzativi e aree amministrative contribuisce alla facilità d'uso di forme nelle attività di eventuali aziende istituzione, agenzia, industriali e di produzione. Gli ospiti che regolavano l'uso di unificazione e standardizzazione della documentazione organizzativa ed amministrativa, si applicano a:

• regolamento;
• ordini e istruzioni;
• soluzioni;
• protocolli;
• atti;
• lettere.

Lettere indirizzo fisso amministrative e le misure organizzative, tra cui gestione, coordinamento e manutenzione di:

• le autorità pubbliche dei soggetti della Federazione Russa (nella lista dei soggetti comprende le regioni e repubbliche autonome, la legislazione che, insieme alla lingua nazionale russa installata principalmente);
• aziende e associazioni, indipendentemente dalla loro forma di proprietà e organizzativo-legale attività.

GOST stabilisce non solo la composizione dei dettagli, ma i requisiti per il loro design e produzione, conservazione, uso e conservazione delle forme attuali con l'emblema della Federazione russa e la stemma nazionale dei soggetti. L'applicazione di GOST è una rappresentazione schematica di dettagli.