Istruzione sul lavoro di ufficio come documento normativo

Un atto normativo ufficiale che definisce e stabilisce la procedura per la preparazione e la preparazione di documenti (e anche per lavorare con essi) in qualsiasi organizzazione è l'istruzione sulla conservazione dei dati. Dovrebbe essere disponibile in ogni impresa, in ogni azienda e istituzione. Un'istruzione sulla conservazione dei registri viene sviluppata, senza alcun dubbio, sulla base di documenti normativi e metodologici nazionali. Ma allo stesso tempo dovrebbe riflettere in sé le singole caratteristiche del lavoro di un'organizzazione particolare, la composizione dei post e dei documenti, la struttura del servizio, la disponibilità degli archivi e il grado di computerizzazione di tutte le operazioni di gestione dei record. Da ciò deriva che le istruzioni per la registrazione di una determinata organizzazione sono sempre originali e prenderanno in considerazione tutte le sfumature e le peculiarità della composizione e dell'elaborazione di documenti inerenti solo a questa struttura.

Durante la redazione di questo documento normativo per la propria azienda, è possibile utilizzare l'istruzione standard standard per i lavori di ufficio, prendere i punti principali obbligatori per tutti e aggiungere elementi che devono essere specificati esclusivamente per l'organizzazione.

Di regola, il manuale sulla registrazione contiene disposizioni generali, varie sezioni tematiche e varie applicazioni. Le disposizioni generali specificano l'ambito dell'istruzione, il quadro normativo e la responsabilità della non conformità. Le sezioni tematiche contengono informazioni sui tipi di documenti e sull'ordine della loro registrazione, avvistamento, riproduzione, certificazione e memorizzazione. Secondo le specifiche dell'impresa, questa sezione può essere significativamente ampliata. A seconda delle mutevoli condizioni di lavoro e dell'introduzione di nuove tecnologie, le sezioni tematiche possono essere modificate e integrate. Gli allegati del manuale contengono materiale di riferimento illustrato: campioni di forme, impressioni di sigilli e timbri, diagrammi di flusso di documenti, nonché forme di campionamento.

Le istruzioni in alcuni casi possono essere temporanee (istruzioni per la gestione dei record nel tribunale distrettuale o nelle forze armate). L'istruzione temporanea sul lavoro è approvata per un certo periodo, ad esempio, prima della messa in servizio di un permanente. Questo è deciso singolarmente!

Una istruzione ben scritta sulla registrazione rispecchia l'intero processo di lavorazione con i documenti e la sequenza logica di tutte le operazioni tecnologiche. Regola le attività di non solo i servizi di ufficio, ma anche l'intero apparato amministrativo. L'istruzione è approvata e attuata solo con l'ordine del capo dell'organizzazione e successivamente funge da atto normativo in base alla quale vengono elaborati e eseguiti tutti i documenti dell'impresa.

La corretta affermazione del lavoro di ufficio è una condizione importante per il corretto funzionamento dell'organizzazione. Gli esecutori del lavoro sono tenuti a compilare la documentazione in modo qualitativo, familiarizzare i nuovi dipendenti con la procedura e le regole per compilare i moduli, presentare i rapporti in tempo e senza errori, eseguire correttamente e tempestivamente i compiti assegnati e iniziare a lavorare immediatamente (immediatamente dopo aver ricevuto il documento o l'istruzione in entrata). Nel caso in cui la persona stessa stabilisca le priorità per l'urgenza dell'esecuzione di ordini o documenti, il lavoro viene eseguito procedendo da questo. In altri casi, quando arriva un numero significativo di documenti, la loro elaborazione avviene in conformità alla data della loro comparsa.