Tipi di nomenclatura degli affari, le loro caratteristiche e finalità

Organizzazione della gestione dei documenti efficace l'impresa è impossibile senza la creazione di condizioni adeguate per esso. или на бумажных носителях. Uno di loro agisce come la nomenclatura di cose in forma elettronica o su carta. Se lo specialista, le cui attività sono collegate con i documenti, chiedere: "Quali sono i tipi di nomenclatura degli affari", – deve accuratamente li chiamano. Il fatto che tali dipendenti sono tenuti a conoscere la classificazione di orientarsi rapidamente nella documentazione array.

La gamma di casi: concetto, tipo, il contenuto, il valore

Prima di descrivere l'ordine della creazione, comprendere la terminologia. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Tipi di casi nomenclatura sono categorie sviluppati nella forma prescritta di liste sistematiche di nomi di complessi di documenti generati dalla società durante la sua attività, indicando i periodi di conservazione. Essi sono necessari per la ricerca rapida degli atti necessari. la velocità delle operazioni dipenderà dalla gamma di qualità. Gli elenchi utilizzati per distribuire e di gruppo atti implementati nella cartella, i periodi di conservazione stabiliti indicizzazione sicure. Essi forniscono una creazione di file di riferimento e servono come fonte di informazioni contabili. , как типовая, примерная, индивидуальная. In pratica, questi tipi di nomenclatura usati funziona come un tipico, individuo esemplare. La società ha l'obbligo di sviluppare autonomamente una lista che tenga conto delle specificità delle loro attività.

requisiti

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Data la gamma di tipi di casi, le loro caratteristiche e le finalità, regolamenti definisce le regole utilizzate nella loro compilazione. segue durante la formazione delle liste:

1. Osservare l'unità di approcci alla contabilità, che descrive, l'organizzazione, la ricerca e la memorizzazione dei documenti.
2. Utilizzare l'indicizzazione. Esso prevede modifiche, correzioni e aggiunte alle relative sezioni delle liste.
3. Controllare gli indici di stabilità.

caratteristiche generali

, указанные выше. Esaminiamo brevemente lo scopo e la gamma di tipi di casi di cui sopra. liste individuali sono sviluppati per una specifica organizzazione. Essi riflettono la documentazione utilizzata per le attività di tutti i giorni i suoi. Nello stesso settore tendono a coinvolgere le aziende che utilizzano lo stesso tipo di atti. номенклатуры дел. Per la loro unificazione e gruppi utilizzando la nomenclatura di serie e circa e gli affari. Questi ultimi hanno una raccomandazione. дел являются обязательными. tipi rappresentativo dei casi nomenclature sono obbligatori. Di solito sono installati con un indice unitario per le aziende in tutto il settore (sistema). nomenclatura tipica ed esemplare compilato organizzazioni di genitori. Essi servono come base per la formazione di singoli annunci per le aziende specifiche. Essi, a loro volta, previo accordo con le strutture più alte. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Tipi di nomenclatura degli affari e la loro progettazione sono gestiti da professionisti qualificati. Sono attratti l'inventario e l'organizzazione del lavoro con loro. Formata nomenclatura dovrebbe essere coordinato con l'ufficio e l'archivio di business.

fattore importante

La nomenclatura delle cose deve essere presente in ogni impresa, indipendentemente dall'esistenza di una norma o di un inventario. Per l'organizzazione è considerata ottimale sviluppo del documento consolidato. подразделений. Esso comprende tutti i tipi di nomenclatura dei dipartimenti degli affari. Un elenco consolidato di concordato con l'archivio appropriato. Dopo l'approvazione, il capo in unità strutturali trasferito sezioni di scarico per l'uso nel loro lavoro.

Le specifiche di preparazione

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Per i dipendenti, lo sviluppo di liste di controllo, è importante sapere non solo quali sono i diversi tipi di nomenclatura degli affari, ma anche la composizione, il numero di documenti utilizzati in azienda. Nelle sue attività, gli esperti usano la posizione dell'organizzazione, la corrente e la lista degli atti, assunzione di personale, classificazioni, l'inventario, file di riferimento dello scorso anno e così via. Lo schema di classificazione nomenclatura dipenderà principalmente la struttura dell'impresa. Notevole importanza e le funzioni che realizza l'organizzazione. A questo proposito, come le categorie di classificazione possono agire come le divisioni interne, e le attività di gestione.

tipi di documenti

La gamma di casi dovrebbe includere tutti gli atti che riflettono le attività della società. I documenti che sono utilizzati da associazioni pubbliche sono inclusi nella lista delle organizzazioni con le quali sono stati creati. Nella nomenclatura può essere attività presenti e non finito che è venuto da società terze per soluzioni, file di riferimento. Non incluso nella lista delle pubblicazioni. Questi includono, tra l'altro, includono collezioni decisioni, bollettini, manuali, riviste di riferimento, brochure, segni e così via. Non includere la gamma di alfabeti e altri materiali ausiliari, che non riflettono le direzioni principali dell'organizzazione.

L'ordine generale

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Il testo della nomenclatura dei casi prende la forma di un elenco di sezioni e sottosezioni dello schema di classificazione. AI documenti intestazioni complesse stesso tempo specificati. le informazioni necessarie dai documenti sono registrati sotto forma di dichiarazioni. Successivamente, vengono utilizzati nella formazione dell'elemento progetto. L'elenco può essere visualizzato sotto forma di una tabella. Ad esempio:

La nomenclatura degli affari nel tipo di scuola correzionale 8

Determinare la lingua per i sottotitoli

Viene effettuata secondo regole stabilite. In particolare, si dovrebbe:

1. Nella forma generalizzata riflettere accuratamente il contenuto del caso, la composizione di documenti che vengono inseriti in essa, la specie e accessorio funzionale.
2. Includere elementi di rilegatura disposti in una sequenza chiara:

• Nome del tipo o sottotipo. Questo può essere un registro corrispondenza, gli ordini, i protocolli, e così via.
• Nome dell'organizzazione dell'unità / strutturale. Ci devono contenere informazioni sullo sviluppatore / autore del documento.
• Nome della società, che verrà indirizzata verso o da cui si suppone di ottenere atti che vengono inseriti nel caso.
• Breve descrizione dei documenti.
• Il nome del territorio, che è associato con il contenuto degli atti.
• Periodo (data), al quale i documenti sono collocati nel caso. Fornisce inoltre informazioni sulla disponibilità di copie.

Atti su una questione

Nel formulare i titoli dei casi in cui ci sono tali documenti, se non comportano sequenza di esecuzione, il termine "documenti", e alla fine (tra parentesi) indicare i loro tipi principali. Questo può essere i rapporti, i piani, ecc La formulazione può essere ad esempio i seguenti :. "Documenti sulla seminari materia di archivi a impresa (elenco delle pubblicazioni di insegnamento raccomandati, liste)."

corrispondenza

casi titoli in cui è contenuto, includono il termine appropriato. Dopo la parola "corrispondenza" indicano, su ciò che di emissione e da cui è stato condotto. Nel titolo di casi in cui ci sono le lettere corrispondenti omogenei, i loro nomi non sono dati. Al contrario, essi indicano una specie comune. La formulazione, per esempio, potrebbe essere questo: "Corrispondenza con rami sulla relazione annuale della organizzazione e la pianificazione." Se ci sono le lettere in diversi corrispondenti, essi non sono inoltre elencati. In tal caso, indicare solo l'oggetto di comunicazione. Ad esempio: "Corrispondenza su questioni relative all'adeguamento del personale." Il nome di un corrispondente specifica indicare solo quando in realtà contenere solo lettere a lui e da lui.

I documenti relativi a una località specifica

Se le cose sono formate da tali atti, i titoli sono nomi specifici dei corrispondenti unità amministrative-territoriali. Si dovrebbero prendere in considerazione una serie di sfumature:

1. Se il contenuto del set di documenti comprende diverse aree omogenee, i loro nomi specifici non sono elencati. In questo caso, dato il loro nome complessiva del modello. La formulazione potrebbe essere: "I documenti in materia di organizzazione di interazione dei capi di difesa per combattere il terrorismo."
2. Se il contenuto è correlato a una delle unità amministrativo-territoriale, il nome indicato nell'intestazione.

Inoltre

Nei casi di titolo, che comprenderà i documenti di pianificazione / dichiarazioni includono dati sul periodo per il quale sono composti. Questo può essere un trimestre o anno, semestre. I titoli dei casi utilizzati per riassumere documenti omogenei, il cognome è indicato al plurale. Per esempio: "Gli ordini per la promozione dei dipendenti della organizzazione".

Creazione di volumi

Nei casi in cui si presume che sarà formato da più parti (ad esempio, con una notevole quantità di documentazione), prima formulato un'intestazione comune, e quindi (se necessario) – il nome per le sue parti. L'ultima funzione aggiornamento effettuato. Ad esempio: "Memo per il 2015", "Volume 1. Memo per il 1 ° semestre del 2015". Nel corso di formazione e di liquidazione complessi intestazioni possono essere specificati i documenti. Allo stesso tempo, è vietato l'inserimento in esse snella, formulazione non specifico. In particolare, non è consentito di usare parole come "diverso", "corrispondenza generale" e così via. Si consiglia di evitare l'uso di curve complicate e parole introduttive.

razionalizzazione

Si può fare in due modi:

1. Durante la formazione della nomenclatura di tutta l'organizzazione in cima alla lista sopportare titoli per affari, inclusi gli atti organizzativi e amministrativi. In seguito, in ordine di importanza per indicare i nomi delle altre categorie (contrattuali, di pianificazione e reporting, etc.) discendente. Consolidamento dei casi nella struttura delle partizioni, così come l'assegnazione degli ultimi nomi si basa su atti specifici e funzionali di relazione al loro interno.
2. Nella formazione di un elenco consolidato dei nomi delle sezioni agiranno direttamente i nomi divisioni sulla base di cui è fatto schemi di classificazione. I nomi sono disposti in funzione del personale.

definizione dei termini

periodo di pre-serie è necessario per garantire l'organizzazione di un regolare monitoraggio della loro attuazione, tempestivo adeguamento delle modalità di stoccaggio. Ad esempio, il tempo può variare da temporaneo a permanente, se ci sono ragioni per questo. Il termine deve essere in accordo con il modello di dati (dipartimentale) l'elenco dei documenti che si creano durante il funzionamento dell'impresa. Se un tale elenco non è disponibile, utilizzare la nomenclatura approssimativa / tipico. Determinazione dei periodi di detenzione può essere effettuato anche in coordinamento con le autorità competenti degli dell'Archivio federale.

Assegnazione di indici

Viene effettuata per l'identificazione operativa e senza errori dei casi e dei documenti inclusi in esse. Index rappresenta un simbolo formato con numeri arabi. Essa può includere divisione di codice con l'aggiunta di un numero di serie del caso (con un trattino). Ad esempio, il reparto contabilità viene assegnato codice 05. Come un documento, la sezione dei sostenitori relazione annuale di apertura. Di conseguenza, la custodia contenente l'atto, come parte della lista consolidata è indice di 05-01.