Qual è il flusso di lavoro dell'organizzazione

Ogni impresa deve riflettere i processi che si verificano nei documenti. È necessario per l'organizzazione interna, è necessario per l'elaborazione di relazioni in vari organi di vigilanza. E tutti i documenti e le informazioni utilizzati vengono costantemente aggiornati: alcuni appaiono, altri diventano obsoleti. Bene, infine, c'è uno scambio tra unità, dipartimenti, solo specialisti. Tutto questo processo è il flusso di documenti nell'organizzazione.

Il documento stesso è un oggetto materiale su cui le informazioni vengono registrate sotto forma di testo, registrazione audio o immagine video. Le ultime due categorie non sono state considerate come documenti di persone giuridiche da tempo. Ora, tuttavia, quando l'organizzazione della gestione dei documenti elettronici sta sviluppandosi a tassi senza precedenti, tali formulazioni sorprendono nessuno. Un documento è destinato a memorizzare e trasferire queste informazioni ad altre persone e sono previsti metodi di protezione contro l'uso non autorizzato.

Come avviare un flusso di lavoro per le piccole imprese

Naturalmente, ci sono alcuni principi che devono essere rispettati quando si forma la circolazione del documento nell'organizzazione. Cerchiamo di caratterizzarli per l' entità legale appena creata.

La prima cosa da fare è creare almeno un breve registro di documenti necessari per l'attività. Non esiste una legge del genere, dove sarebbero stati documentati in modo preciso. Ma c'è una pratica.

Deve essere previsto uno statuto, certificati di registrazione, ecc. Tutta la documentazione inizia con loro, che in un primo momento si inserirà in un file.

Ma poi si accumuleranno anche i documenti primari che, a proposito, dovrebbero essere conservati per almeno cinque anni. Ciò include fatture, fatture, documenti di pagamento – tutto ciò che può confermare la legittimità delle transazioni. Questa è considerata la categoria più importante.

Inoltre, il flusso di documenti nell'organizzazione dovrebbe prevedere l'accumulazione di contratti con partner e controparti – quegli accordi che accompagnano l'imprenditore per tutta la sua attività. Qui è possibile utilizzare l'esperienza dei predecessori. Durante la stipula di un contratto di affitto di una stanza, firmando un contratto con una società straniera, è possibile utilizzare campioni di campionamento. Combinano disposizioni obbligatorie con quelle in cui è possibile prendere l'iniziativa.

Infine, ci sono documenti interni creati nei dipartimenti e rimangono definitivamente nelle intestine degli armadi da ufficio. Ciò include vari tipi di regolamenti, istruzioni, ordini, rapporti e così via. Una linea separata può essere chiamata solo la documentazione sulla remunerazione del personale dei dipendenti. Ci sono requisiti legislativi molto rigidi in termini di compilazione e in termini di condizioni di archiviazione nell'archivio.

Cosa prendere come base?

Di conseguenza, per creare un flusso di lavoro più o meno soddisfacente nell'organizzazione, sarà necessario rivedere molte istruzioni e leggi. Ma è possibile consigliare un altro: prendere come esempio un soggetto giuridico simile con un regime fiscale simile e con una storia di attività. E se ci fosse già un audit fiscale, allora puoi ottenere una buona consultazione.

Di conseguenza, la diffusione del documento di un'organizzazione classificata come piccola impresa non è molto difficile da organizzare. Bisogna solo dimostrare una certa scrupolosità.

È più difficile nelle grandi aziende, dove questo è un sistema intero, dove la circolazione del documento passa attraverso un ciclo completo: creazione, registrazione, inoltro al destinatario o trasferimento all'esecutore, familiarizzazione e, infine, esecuzione. Essi persino prevedono grafici di flusso di lavoro – schemi che riflettono la procedura per il movimento dei documenti, dal momento in cui vengono creati al trasferimento all'archivio. Naturalmente l'unificazione è impossibile a causa della differenza nella struttura delle imprese. Di conseguenza, ogni organizzazione sviluppa questi grafici indipendentemente.