Il contratto di ammasso nell'organizzazione: il quadro normativo, i tempi

Il contratto di ammasso associati a certi problemi. In particolare, in alcuni casi molto difficile determinare a quale tipo attribuito al particolare strumento, come salvarlo, a quali condizioni, come distruggere e così via. Tutti questi fattori sono regolati dalla legge, ma a causa del fatto che uno stesso contratto in situazioni diverse possono richiedere periodi di memorizzazione diversi, spesso hanno problemi di ogni genere, le ambiguità, e così via. Capire tutto ciò è necessario, anche se può essere difficile. Deve essere chiaro che, nel caso di requisiti non legislativi in settori quali i contratti di stoccaggio in archivio, gestione dei record non solo può essere inefficace, ma anche pericoloso in termini di possibili punizione o di rigore.

Perché tenere?

Il contratto deve sempre essere disponibile non solo al momento delle loro azioni, ma anche in seguito. Potrebbe essere necessario un po 'di informazioni, che si riflette in tali documenti, alcuni dati che richiederà la gestione, e così via. Molte controversie, che di solito consistono nel fatto che l'uno o l'altro lato della mala fede adatta meno agli obblighi possono essere affrontate utilizzando il trattato come stragiudiziale e formalmente in tribunale. Si dovrebbe anche prendere in considerazione la possibilità di effettuare verifiche di certi periodi, che saranno attuate dagli organi di controllo statali. Essi possono anche richiedere la documentazione per un determinato periodo, e se i contratti di magazzinaggio per l'organizzazione, il termine della loro distruzione, e altre funzioni simili vengono eseguite in modo non corretto, possono essere soggetti a multe molto severe. Naturalmente, la prima cosa sarebbe quella di incolpare la leadership, ma dopo che la situazione si è stabilizzata, il capo ricordare necessariamente chi è la colpa, ha avuto problemi di punto in bianco. Questo è il contratto e tutti gli altri documenti sono conservati tempo strettamente stipulato. Molte aziende preferiscono generalmente per espandere regolarmente l'archivio, e niente affatto a distruggere, al fine di evitare possibili problemi, piuttosto che fare un errore e poi rastrellare le conseguenze.

legislazione

contratti di magazzinaggio dell'organizzazione legge descrive molto chiaramente, se non si tiene conto del fatto che non sempre è possibile stimare correttamente questo o quel documento. In generale, i contratti direttamente a una legge speciale non è, sono specificati nella lista generale dei documenti standard d'archivio (o la gestione di documenti d'archivio), che si formano nel processo di funzionamento delle organizzazioni, agenzie governative, enti locali e così via. Entrambe le opzioni sono elencati sia con il management e con i documenti al solito, approvato dal Ministero della Cultura e delle Comunicazioni della Federazione Russa. Il genere che si riferisce a documenti amministrativi, ha il numero 558 dal 25.08.2010 dell'anno, e il secondo tipo – № 1182 dal 31.07.2007 anno. Studiare questi documenti è altamente raccomandato, ma è meglio di isolare il processo di apprendimento per se stessi esattamente quelle carte, che vengono utilizzati in una particolare istituzione e si riferiscono ad una specifica area di responsabilità. Gli elenchi di troppe informazioni da ricordare tutto, ma se si determina quale documentazione di ciò che vale e quanto viene memorizzato, probabilmente, ai contratti di magazzinaggio sarà molto più semplice e più facile. In molti casi, la carta utilizzata coperto da 3-4 punti, per studiare in dettaglio che non è così difficile.

diversi tipi

Esso utilizza due sistemi principali di accordi di separazione per la loro conservazione. Quindi, il sistema meno comune è quello di legarsi alla durata di conservazione. Assegnare a breve termine, a lungo termine e la memorizzazione permanente. La prima opzione riguarda un appalto per un periodo fino a 10 anni. La seconda – più di 10 anni. Permanente è più spesso utilizzato solo quando distruggere il documento non può essere a tutti. Questo sistema non è molto conveniente. Il contratto di ammasso in archivio, che i termini sono definiti in questo modo, spesso porta a confusione ed errori che in realtà aiuta a mettere il processo di conservazione dei documenti. Perché un sistema comune è quello di legarsi al tipo di contratto. La maggior parte delle imprese sono disponibili in tre varietà principali: profilo, per la casa e del lavoro. Il primo e il secondo per la maggior parte sono simili, e di solito sono conservati solo per cinque anni. Resta inteso che sotto il profilo si riferisce a tutti i contratti e tutti i documenti direttamente connessi con i principali campi di attività dell'organizzazione. In terzo luogo, il tipo di contratto di lavoro, in molti casi, viene memorizzato anche solo 5 anni, ma in certe situazioni, questo periodo può aumentare in modo significativo. Per esempio, se non v'è alcun account, quindi tale contratto dovrebbe essere conservato per un massimo di 75 anni, che non è molto conveniente. Infatti, se non si va in particolare il problema, può essere arbitrariamente limitare la durata di 5 anni e dimenticare il problema. Ma in una situazione del genere rischia di perdere alcuni dei fattori che possono aumentare il periodo durante il quale i contratti di un formato simile di stoccaggio dovrebbe essere obbligatorio, e questo è quando si può fare sicuro che un bene o di altri problemi, che cerca di evitare qualsiasi persona sana di mente.

Trasferire all'archivio

Procedura per il trasferimento dei contratti di deposito in archivio, i cui termini sono già scaduti, può differire a seconda della compagnia. In alcuni casi, i dipendenti semplicemente legano il documento tra loro e collocati in un angolo buio, che è considerato un archivio. Ma da un'altra società l'intero processo può essere chiaramente descritta nella documentazione standard, presenterà il responsabile per il file, o anche una speciale regole di nomenclatura per il deposito, log e così via. Entrambe le opzioni possono essere comodo, a seconda di molti fattori. Ad esempio, la prima opzione è adatta piccola azienda con un fatturato modesto. Ci saranno non così tanti documenti, che si può sempre trovare facilmente tutti nello stesso angolo buio. Ma la seconda, ha detto che la situazione è grave adatta alle società, che rappresentano un gran numero di dipendenti, e semplicemente deve in qualche modo non annegare nel documento. La regola generale, che è diversi contratti di ammasso per l'organizzazione di qualsiasi forma di proprietà, è il momento della trasmissione all'archivio. Come regola generale, il personale sono tenuti a inviare documenti fino a un certo periodo, a prescindere da quando in realtà a corto di passi temporali. E di solito, come l'archiviazione si verifica all'inizio dell'anno. Cioè, anche se il contratto è conclusa nel mese di febbraio, dovrà ancora aspettare fino al prossimo anno per metterlo in deposito.

distruzione

Come accennato in precedenza, solo perché non si può distruggere l'accordo. Per prima cosa è necessario assicurarsi che in realtà era il momento giusto. Solo allora possiamo distruggere questo documento. Ma queste azioni può essere spesso pericolosa sue conseguenze, che è il motivo per cui la maggioranza dei dipendenti preferiscono farli solo con la leadership delle sanzioni. Ecco come si presenta: dipendente ha raccolto un campione di tutta la documentazione, che è già fuori periodo o sta per finire. Il contratto di magazzinaggio presso l'impianto, è auspicabile dovrebbe essere costruito in modo che questa procedura di campionamento non ha richiesto molto tempo. Poi, in base all'elenco ottenuto, report di gestione realizzati, il documento è firmato, ha presentato, e solo allora, quando tutto questo è fatto, inizia il processo di distruzione dei contratti diretti e altri titoli analoghi. Il contratto di ammasso in archivio in maniera regolare – non è la soluzione migliore, soprattutto perché alcune aziende addirittura riescono a renderlo un po ', dando loro al riciclaggio e così via.

ESEMPIO registrazione e stoccaggio

Per capire meglio tutte le caratteristiche e le principali punti di attività può risultare in un relativamente semplice esempio del flusso di lavoro di archiviazione della documentazione organizzazione. Quindi, c'è un membro del personale, di solito qualcuno del personale di contabilità, che è responsabile per la conservazione dei contratti con gli imprenditori, o in altri titoli simili. Ha una cartella separata in cui risiedono fino a quando l'atto. Non appena il contratto è chiuso, si è spostato in una cartella diversa. Sarà conveniente avere un registro speciale in forma elettronica, dove tali documenti sono elencati in ordine, indicando il periodo di conservazione. Ma prima, dovrebbe essere definito questo periodo. E 'meglio eseguire una cartella per tutti i reparti, che in un modo o nell'altro legati al contratto, al fine di comprendere meglio la loro essenza. Con l'esperienza la necessità di tale azione scomparirà. Poi, quando esattamente chiaro ciò che rappresenta ciascuno dei documenti timbrati stoccaggio cemento termine. In alcuni casi sarà conveniente per specificare il contratto e la data di chiusura, priplyusovyvaya i suoi 5 anni (o più) di individuare esattamente quando la carta può essere distrutto. In realtà, anche all'inizio della organizzazione del procedimento questione non era estremamente difficile, ma dopo un uso prolungato sarà ancora più semplificato. Quando i contratti di magazzinaggio nell'organizzazione, che è la distruzione della vita è già stato approvato, saranno standardizzati, l'intero processo andrà in pochi minuti. E poi è arrivato l'anno in cui si può distruggere alcuni documenti. Essi vengono rimossi dalla cartella, doppio controllo per eventuali errori e, insieme con l'elenco di questi documenti, trasmessi all'autorità di vigilanza. Lui, a sua volta, dovrebbe ancora una volta verificare se tutto come specificato nella lista, in quanto rimarrà capo del colpevole in caso di problemi. Se tutto è corretto, il capo firmato il permesso di distruggere e che è dove tutti si presenta come la propria intelligenza. Qualcuno ha appena lacrime e getta. Altri usano il trituratore. Altri si siedono sul cestino, bruciare e così via.

Quando il periodo di conservazione inizia

Questa è una domanda molto importante, perché solleva un sacco di errori con esso. Il contratto di magazzinaggio presso l'impresa di Belarus o della Federazione russa, in questo caso, esattamente la stessa cosa, e comincia nel momento in cui il nuovo anno inizia, in cui il documento particolare non è più valido. Ad esempio, v'è un contratto, che si è conclusa nel 15 luglio 2010. E 'necessario conservare per 5 anni, ma non può distruggere il 15 luglio 2015, e nei primi mesi del 2016. Cioè, il rapporto continuò 01.01.2011, e non dal settimo mese dell'anno precedente. Di solito, al fine di ridurre al minimo qualsiasi possibilità di errore, vengono aggiunti al periodo 1 anno definito in precedenza. E solo dopo che è passato, il processo di distruzione ha inizio.

Caratteristiche di stoccaggio

In generale, ci sono raccomandazioni specifiche su come dovrebbe apparire e lavorare l'archivio. Idealmente, il deposito dei contratti di responsabilità, pagamenti ai contraenti, contratti di lavoro e simili tale documentazione dovrebbe essere in un luogo ventilato e asciutto. Inoltre, questi documenti sono collocati su scaffali (aperto o chiuso). Se appartengono alle forme di comunicazione rigorose o documenti contrassegnati "segreti commerciali", che dovrebbe essere presente cassaforte speciali. In linea di principio, nessuno non controlla questo punto, perché questa è la raccomandazione di osservare che l'impresa più redditizia. La linea di fondo è molto semplice: se non penalizza per il sistema di storage in sé, è per indisponibilità dei titoli, che sono tenuti ad essere spesso puniti. E se c'è un diluvio, o dei documenti saranno distrutti in altro modo simile, la colpa di questo è solo una società particolare.

Responsabilità e interpreti

La responsabilità primaria e primaria di tutto ciò che entra in contratti di magazzinaggio è il capo dell'organizzazione. Fu lui che in presenza di problemi sarà responsabile per lo Stato e di soffrire di tutti i possibili problemi. Inoltre, in seguito dopo di lui, di solito è il capo contabile, un avvocato e il dipendente che è responsabile per la conservazione dei documenti. Ma di solito, tutte queste persone è punito già dirigono nella misura dell'errore commesso da loro. In realtà, la maggior parte delle relativamente piccole organizzazioni per il sistema di monitoraggio dei contratti si hanno con l'ufficio contabilità. E in questo capo reparto commercialista o nominare un proprio, o come un voto generale, la persona specifica in carica. In alcuni casi, la persona riceve un piccolo aumento dei salari, che dovrebbe compensare il volume supplementare di lavoro, ma il più delle volte, l'ultimo punto semplicemente ignorare, sottolineando la mancanza di fondi o altri fattori simili. In più casi rari, è responsabile della custodia dei documenti in genere, e in particolare i contratti, atti avvocato. Ma non è molto conveniente, perché questa persona non può che essere responsabile del contratto, e il resto delle carte che conosceva solo superficialmente. Più conveniente quando c'è una sola persona che si occupa di questo problema. Sarà la più accurata e non commettere piccoli bug fastidiosi come questo può fare altri dipendenti.

risultato

Il contratto di ammasso per l'organizzazione è effettuata sulla base del pieno rispetto di tutte le disposizioni di legge. Questo è un prerequisito, che può assumere tutti i problemi dell'impresa. In questo caso, le piccole sfumature, regolamenti interni, registri e la relativa documentazione possono differire da studio a studio. Il responsabile principale è considerato il capo, ma può affidare questo momento un'altra persona. Ciò faciliterà il lavoro di gestione, ma non rimuoverlo dalla profondità di responsabilità per eventuali errori. Questo è il dipendente che è attendibile per lavorare con documenti d'archivio, dovrebbe essere il più responsabile e comprendere chiaramente i loro doveri in cambio di denaro reale, piuttosto che la gratitudine verbale, come spesso accade con l'aumentare del carico senza il suo compenso con ulteriori fondi per pagare.