Esame del valore dei documenti
L'attività di qualsiasi impresa è legata principalmente alla formazione di un numero enorme di documenti, diversi nel contenuto e nel genere. Ma non tutta la documentazione è preziosa. Alcuni possono diventare una fonte per studiare la vita economica, culturale e politica, perché hanno delle informazioni preziose. Altri documenti hanno un'importante importanza pratica. Di conseguenza, il ruolo di tutti i documenti non può essere considerato lo stesso. Il compito principale dell'esame è quello di determinare la documentazione del valore storico e di scegliere per l'archiviazione. Il valore è determinato dalle capacità informative dei documenti, a causa di un significato scientifico, storico, economico, sociale, culturale o politico.
Esame del valore dei documenti – identificazione del valore socio-culturale, scientifico e storico del documento e del suo significato pratico sulla base di principi e criteri di valore per la selezione per l'immagazzinamento e la fissazione dei termini di stoccaggio.
L'esame dei documenti viene effettuato, di regola, da una commissione specializzata di esperti istituita presso l'impresa. La commissione è creata tra i dipendenti più qualificati per ordine del capo dell'organizzazione composta da quattro o cinque persone. I membri obbligatori della commissione sono il contabile principale, il capo dell'archivio e il capo del dipartimento di documentazione.
Nel processo di lavoro la commissione si basa sui principi sviluppati dalla pratica e dalla teoria dell'archivio. Questi sono i principi di completezza, storicismo, neutralità socio-politica e complessità.
Tenuto conto di questi principi, sono stati sviluppati criteri per l'esame del documento. I criteri sono un insieme di caratteristiche che la documentazione deve corrispondere. Attualmente esistono 3 gruppi principali di criteri per determinare il valore dei dati:
1. l'origine;
2. contenuto;
3. Caratteristiche esterne.
Il gruppo di criteri per l'origine del documento include i seguenti parametri:
1. Significato della persona o dell'istituzione che ha creato la documentazione. Più importante il suo ruolo nell'economia nazionale, nel sistema dell'amministrazione statale, della scienza, della cultura e di altri rami, tanto più saranno i dati.
2. Luogo e ora della formazione dei documenti. Le informazioni importanti vengono registrate, registrate contemporaneamente con l'evento descritto o subito dopo. Inoltre, le informazioni saranno più importanti se vengono fissate nello stesso luogo in cui si è verificato l'evento.
3. L'intensità della documentazione. Le informazioni saranno tanto più importanti quanto meno siano le pubblicazioni.
Pertanto, l'esame del valore dei documenti ha lo scopo di identificare i documenti che riflettono la storia della vita pubblica o di un'organizzazione particolare in momenti cruciali.
I criteri di contenuto includono i seguenti parametri principali:
1. Importanza delle informazioni. I documenti che contengono informazioni univoche riceveranno una grande valutazione nell'esame.
2. Tipi di documenti. Nel processo di lavoro, si dovrebbe privilegiare i documenti progettati per registrare gli aspetti più importanti delle attività dell'organizzazione e della vita della società.
3. Ripetere le informazioni. Le informazioni saranno tanto più preziose, quanto meno si verifica.
I criteri per le funzioni esterne includono:
1. Autenticità dei documenti. L'esame del valore dei documenti è inoltre necessario per valutare l'autenticità delle informazioni. Nel caso in cui una copia venga valutata, deve essere correttamente rilasciata e certificata.
2. Forza giuridica della documentazione. Di grande importanza nel processo di registrazione, come già noto, è la corretta esecuzione della documentazione.
3. Il grado di sicurezza della documentazione.
4. Caratteristiche artistiche.
Questi criteri sono considerati condizionale. L'esame del valore dei documenti può includere altri criteri, a seconda degli obiettivi e delle caratteristiche specifiche dell'impresa.
